С 1 января 2016 года для налоговых агентов введена новая ежеквартальная форма отчетности: Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (утв. ). Рассмотрим порядок заполнения формы 6-НДФЛ в конкретных ситуациях.

От привычных справок 2-НДФЛ новую форму принципиально отличает то, что заполнять ее надо в целом по всем налогоплательщикам-физлицам, получившим доход от налогового агента ().

К сожалению, порядок заполнения Расчета по форме 6-НДФЛ ( к (далее – Порядок)) не содержит ответов на все вопросы, которые могут возникнуть при ее составлении. И несмотря на то, что некоторые из них ФНС России уже разъяснила в своих письмах ( , от , от , от ), "белые пятна" еще остаются.

Давайте посмотрим, какие особенности необходимо учесть при заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ и на что следует обратить внимание при его составлении в различных ситуациях.

Основание для заполнения 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ, как и 2-НДФЛ, заполняется на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета ( ; п. 1.1 Раздела I Порядка).

Можно разработать и специальный регистр (см. образец ниже), не забыв утвердить его форму в качестве приложения к учетной политике. При этом такой регистр должен содержать всю информацию, необходимую для заполнения 6-НДФЛ (о датах начисления, перечисления и удержания НДФЛ см. справочную таблицу).

Когда надо удержать и перечислить НДФЛ с разных видов дохода

Заполнение Раздела 1 формы 6-НДФЛ

Раздел 1 формы 6-НДФЛ "Обобщенные показатели" условно можно разделить на два блока.

Первый из них включает строки с 010 по 050. Этот блок заполняется отдельно для каждой из ставок налога. То есть если в организации трудятся как сотрудники-резиденты, так и нерезиденты, строки с 010 по 050 необходимо заполнить два раза: и по ставке 13 процентов, и по ставке 30 процентов. Указывается соответствующая налоговая ставка (13, 15, 30 или 35%) в строке 010.

По строке 020 отражается общая сумма доходов, облагаемых по налоговой ставке, указанной в строке 010.

В строке 030 указывается общая сумма налоговых вычетов, не только стандартных, но и социальных, имущественных, профессиональных. В этой же строке учитываются суммы доходов, не облагаемые НДФЛ в силу .

По строке 040 отражается сумма исчисленного налога:

Сумма исчисленного НДФЛ = (сумма начисленного дохода (строка 020) – сумма налоговых вычетов (строка 030)) х ставку налога (строка 010)

По строке 050 указывается сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

В строках 040 и 045 указывается сумма дивидендов и НДФЛ, исчисленного с этой суммы.

Строки с 060 по 090 представляют второй блок Раздела 1 и независимо от применяемых налоговых ставок заполняются только один раз, на первой его странице (п. 3.2 Порядка).

По строке 060 указывается общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица количество физических лиц не корректируется (п. 3.3 Порядка). Если один человек получает доходы, облагаемые по разным налоговым ставкам, то в этом случае он учитывается как одно лицо.

ПРИМЕР При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал по строке 060 были заявлены 5 человек. В мае 2 человека уволились, в июне были трудоустроены 3 человека, при этом один из них – из числа ранее уволившихся. Количество физлиц, получивших доход, которое необходимо отразить в форме 6-НДФЛ за полугодие по строке 060, составит 6 человек (5 – (2 – 1) + (3 – 1)). Уволившийся и вернувшийся сотрудник в движении не учитывается.

По строке 070 нужно указать общую сумму удержанного налога.

Сумма НДФЛ, которая была исчислена, но не удержана по каким-то причинам, указывается по строке 080.

По строке 090 необходимо отразить сумму налога, которая была возвращена налогоплательщикам в соответствии со .

Заполнение Раздела 2 формы 6-НДФЛ

В отличие от Раздела 1, который заполняется нарастающим итогом с начала года, в Раздел 2 формы 6-НДФЛ "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц" включаются только те показатели, которые произведены за последние три месяца отчетного периода ().

Чтобы его правильно заполнить, необходимо учитывать следующие особенности:

• строка 100 заполняется на основании (напомним, что с нового года и для зарплаты, и для командировочных это последний день месяца);
• строка 110 заполняется с учетом положений и (дата, указываемая в этой строке, зависит от вида выплачиваемого дохода и должна соответствовать дню, когда следует удержать исчисленный налог ());
• по строке 120 указывается дата в соответствии с положениями и , не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ (). То есть либо день, следующий за днем выплаты налогоплательщику дохода, либо последнее число месяца, в котором производились выплаты больничных и отпускных, а при выплатах по операциям с ценными бумагами – наиболее ранняя из следующих дат:

• дата окончания соответствующего налогового периода;
• дата истечения срока действия последнего по дате начала действия договора, на основании которого налоговый агент осуществляет выплату налогоплательщику дохода, в отношении которого он признается налоговым агентом;
• дата выплаты денежных средств (передачи ценных бумаг).

Общая сумма доходов (без вычитания суммы удержанного НДФЛ) отражается по строке 130, а сумма удержанного с этого дохода налога – по строке 140.

Если в отношении разных видов доходов, имеющих одну дату фактического получения, будут различаться сроки перечисления налога, строки 100-140 должны заполняться по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Заполнение Раздела 2 в случае, когда доход начислен в одном периоде, а выплачен в другом

По общему правилу налоговый агент обязан перечислить сумму налога не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. Исключение сделано только для пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и отпускных. НДФЛ, удержанный с этих выплат, должен быть перечислен не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены ().

Следовательно, если, например, зарплата за март 2016 года будет выплачена в апреле, соответственно, и НДФЛ будет удержан и перечислен в апреле. В связи с этим в Разделе 1 сумма начисленного дохода отразится в форме 6-НДФЛ за I квартал, а в Разделе 2 эта операция будет отражена только при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года ().

Какие даты должны быть указаны в этом случае при заполнении 6-НДФЛ, рассмотрим на примере.

ПРИМЕР 1. Заработная плата за март выплачена работникам 5 апреля, а налог на доходы физических лиц перечислен 6 апреля. Операция отражается в разделе 1 Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал, при этом налоговый агент не отражает операцию в Разделе 2 за I квартал 2016 г. Эта операция будет отражена при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. следующим образом: – по строке 100 указывается дата 31.03.2016; – по строке 110 – 05.04.2016; – по строке 120 – 06.04.2016; – по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели. 2. Больничный за март был оплачен 5 апреля. Операция в разделе 2 Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. будет отражена следующим образом: – по строке 100 указывается 05.04.2016; – по строке 110 – 05.04.2016; – по строке 120 – 30.04.2016; – по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.

Заполнение 6-НДФЛ в случае получения сотрудниками подарков и материальной помощи

Доходы, не превышающие 4000 рублей, полученные физическими лицами за налоговый период, например в виде подарков, материальной помощи (), НДФЛ не облагаются. У налогового агента в случае выплаты своим сотрудникам таких доходов в сумме, не превышающей установленный норматив, обязанности исчислить и удержать НДФЛ не возникает. Но данное обстоятельство не освобождает его от обязанности отразить указанные суммы не только в налоговом регистре, но и в 6-НДФЛ. Учитывая, что в течение года налоговый агент может неоднократно выплачивать своему работнику доходы, которые частично могут быть освобождены от налогообложения, такой учет позволит избежать ошибок при расчете суммы налога.

ПРИМЕР В феврале 2016 г. работнику была оказана материальная помощь в сумме 2000 руб. В мае 2016 г. этому же сотруднику вновь была оказана материальная помощь в сумме 10 000 руб. При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал выплаченная материальная помощь будет отражена: – по строке 020 – 2000 руб.; – по строке 030 – 2000 руб. При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие указанные выплаты будут отражены: – по строке 020 – 12 000 руб. (2000 + 10 000); – по строке 030 – 4000 руб.

При вручении подарков, стоимость которых превышает 4000 рублей, необходимо учитывать следующее.

При выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме (а подарок относится к такого рода доходам) удержание налога производится за счет любых доходов, выплачиваемых налогоплательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме ().

Учитывая подобного рода ограничения, на практике нередко бывает, что у бухгалтера нет возможности сразу в полном объеме удержать НДФЛ со стоимости подарка.

Следовательно, это нужно сделать при ближайшей денежной выплате. Если сумма налога так и не будет удержана в течение налогового периода (например, в случае увольнения работника), то в этом случае налоговый агент в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, обязан письменно сообщить об этом налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета, указав в уведомлении сумму дохода, с которого не удержан налог, и сумму неудержанного налога.

После подачи таких сведений обязанности организации как налогового агента закончатся. Обязанность по уплате налога в этом случае будет переложена на физическое лицо ( , ).

Елена Титова , эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, член Палаты налоговых консультантов

Допускаемых налоговыми агентами при заполнении и представлении расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ).

Давайте вместе рассмотрим, какие нарушения совершаются чаще всего и на что следует обратить внимание.

Строка «020» Раздела № 1

Ошибка: сумма дохода по строке «020» меньше суммы строк «Общая сумма дохода» справок 2-НДФЛ за тот же период.

По этой строке мы отражаем с вами сумму начисленного (не выплаченного!) дохода вашим работникам. Например, в отчете за 9 месяцев 2018 года мы в этой строке покажем всю начисленную заработную плату с января по сентябрь включительно.

Чтобы проверить себя, можно взять справки 2-НДФЛ и сложить все суммы дохода, которые указаны в разделе 5 в строке «Общая сумма дохода» и мы должны получить результат, равный результату, отраженному по строке «020» раздела № 1.

Сверка данных по налогу начисленному по справкам и со строкой «040» отчета 6-НДФЛ
Значение по строке «020» сравним с общей суммой дохода по всем справкам 2-НДФЛ

Строка «040» Раздела № 1

Ошибка: сумма начисленного налога по строке «040» меньше суммы строк «Сумма налога исчисленная» справок 2-НДФЛ за тот же период.

Эта ошибка особенно имеет место, когда мы закрываем год и сдаем годовой 6-НДФЛ, сдаем справки 2-НДФЛ. Даже если на 1 рубль будет идти разница, вам нужно будет представить корректировки. Лучше всего проверить сразу.

Строка «060» Раздела № 1

Ошибка: количество работников, которые указаны по этой строке, не совпадает с количеством представленных справок 2-НДФЛ за год.

Заранее, прежде чем сдать отчет, надо подсчитать количество справок 2-НДФЛ и сверить с тем количеством сотрудников, которое вы отражаете по строке «060».

Ошибка: данные в разделе № 1 заполняются не нарастающим итогом, а берутся данные только за какой-то определенный квартал.

Надо быть внимательным, когда вводим данные в раздел № 1. Все суммы в этих строках вносятся нарастающим итогом и только в разделе № 2 мы расшифровываем виды доходов, которые были выплачены за последний квартал.

Посмотрите на рисунок, на котором отмечены две строки, в которых чаще всего допускается ошибка – вносится результат не за весь период, а только за последний квартал. Проверьте свои расчеты перед сдачей отчета.

Строка «020» раздела № 1

Ошибка: в эту строку мы вносим доходы, которые полностью не подлежат налогообложению НДФЛ.

В строку «020» в разделе № 1 бухгалтер внес всю сумму начисленного дохода, включая те доходы, которые полностью не облагаются НДФЛ. Это ошибка. В расчете 6-НДФЛ не показываются доходы, которые не подлежат обложению НДФЛ.

Строка «070» раздела № 1

Ошибка: в отчете за 9 месяцев 2018 года, например, в этой строке бухгалтер отразил сумму налога, которая будет удержана при выплате заработной платы за сентябрь в октябре. Так нельзя делать.

По этой строке не отражается переходящий «остаток» налога, нет. Мы тут показываем фактически удержанную сумму налога.

Приведем простой пример – заработная плата за 9 месяцев 2018 года составила:
Январь – 180 000, сумма НДФЛ = 13% 23 400
Февраль – 180 000, сумма НДФЛ = 13% 23 400
Март – 215 000, сумма НДФЛ = 13% 27 950
Апрель – 302 000, сумма НДФЛ = 13% 39 260
Май – 302 000, сумма НДФЛ = 13% 39 260
Июнь – 200 000, сумма НДФЛ = 26 000
Июль – 210 000, сумма НДФЛ = 27 300
Август – 250 000, сумма НДФЛ = 32 500
Сентябрь – 300 000, сумма НДФЛ = 39 000

А теперь представим себе на «картинках», какие цифры мы должны отразить в разделе № 1 в каждом квартале:
Отчет за первый квартал 2018 года:

Отчет за полугодие 2018 года:

Отчет за девять месяцев 2018 года:

Строка «080» раздела № 1

Ошибка: по ошибке в эту строку вносят разницу между начисленным налогом и удержанным. Так нельзя. По строке «080» отражается сумма НДФЛ, которая не была удержана работодателем с полученного работником дохода в натуральной форме или материальной выгоды (например) при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме.

Получается, что доход был, а работодатель не смог налог удержать. Эта строка как раз для таких случаев, но не для того, чтобы туда ставить автоматически разницу между начисленным и удержанным НДФЛ.

К данной статье открыты комментарии. При возникновении вопросов, пишите, спрашивайте, я обязательно помогу каждому разобраться.

Удачной вам работы!

В 2016 году для контроля налогообложения был введен новый вид отчета 6-НДФЛ, отображающий совокупный размер НДФЛ начисленного на зарплату всех трудящихся предприятия (налогового агента) и перечисленного в Казну. Данная отчетность является обязательной и сдается ежеквартально. ИФНС дает множество разъяснений по поводу подготовки 6-НДФЛ за полугодие, но вопросы все-таки остаются. Наша статья поможет дать подробные разъяснения по заполнению и правильному расчету.

Чтобы узнать, как заполнить 6-НДФЛ за полугодие правильно, не подвергаясь риску сделать ошибку, нужно обратиться за разъяснениями к инструкции. Инструкция содержит обобщающие требования к оформлению и составлению 6-НДФЛ, из них можно выделить следующие правила, соблюдение которых обязательно:

• Поля с текстом и числами заполняются с первой левой ячейки слева направо.
• В пустых клетках ставятся прочерки, также нужно помнить, что в числовых клеточках в крайней левой ставится 0, а во всех остальных прочерки.
• Запрещается использовать двухстороннюю печать формы 6-НДФЛ, если она сдается на бумаге.
• Запрещается использовать чернила, правила заполнения 6-НДФЛ за полугодие подразумевает сдачу отчета на бумаге только в распечатанном виде (на принтере).

Порядок заполнения

При оформлении Титульного листа не возникает больших сложностей, однако, начиная оформлять Раздел 1 и 2 у многих налоговых агентов возникают спорные вопросы. Как правильно отразить суммы начисленного и перечисленного НДФЛ в данных Разделах рассмотрим подробнее ниже.

Перед тем, как сдать 6-НДФЛ за 6 месяцев следует ознакомиться с порядком и инструкцией заполнения отчета. Форма содержит несколько разделов:

1. Титульный лист (Страница 001).
2. Раздел 1.
3. Раздел 2.

В первом Разделе показываются обобщенные сведения по сумме зарплаты за весь отчетный период и сумме начисленных и удержанных с нее налогов. В Разделе 2 проставляются даты и денежные суммы фактически перечисленных в Казну налогов с физлиц. По общим правилам составления отчет отражает нарастающую сумму за весь период. То есть раздел 2 6-НДФЛ за полугодие содержит данные по общим суммам полученной зарплаты физлицами и отправленного в Казну НДФЛ за 6 месяцев.

Инструкция заполнения титульного листа

Заполнение данного раздела у работодателя не должно вызвать трудностей, однако, обратим внимание на некоторые нюансы. Когда отчет заполняют предприятия они указывают ИНН и КПП, причем в ИНН в двух ячейках справа ставятся прочерки. Когда речь идет об ИП, в титульном листе заполнение 6-НДФЛ за полугодие должно быть только ячейки с ИНН.

Если отчет сдается первично, в поле корректировочного номера ставятся нули, если отчет корректировался и сдавался повторно, ставится 001. Так, данное поле заполняется в зависимости от счета корректировки (002, 003 и т. д.).

Как указывает инструкция по заполнению 6-НДФЛ за полугодие название компании (работодателя) пишется в сокращенном виде, как предполагает Устав предприятия. Если по Уставу предприятия сокращений не предусмотрено, значит, компания может написать свое полное название. Остальные строки первого листа не вызывают особых вопросов, так как это обычные строки, которые заполняются в любой налоговой декларации.

Порядок заполнения 6-НДФЛ за полугодие указывает, что в поле «Период представления» ставится код 31. Отметим, что если юридическое лицо потерпело реорганизацию, либо закрытие в этой строке указывается иной код – 52 (за полугодие). В строке «Налоговый орган» указывается код контролирующей службы, куда направляется расчет. В поле «По месту нахождения» проставляется код, который можно определить, обратившись к Приложению 2 Порядка заполнения.

Инструкция по формированию Раздела 1

Как уже отмечалось ранее, расчет 6-НДФЛ за полугодие составляется с учетом нарастающих сумм НДФЛ за 6 месяцев с начала года. Здесь можно сделать акцент, что если прибыль сотрудников облагалась по различным ставкам налогообложения, значит, расчет подается по каждой ставке отдельно. При этом начисленные дивиденды прописываются в строке 025, составлять отдельно на них расчет не нужно. Если у предприятия не было выплат по дивидендам, то в строке 025 и строке 045 ставятся нули.

Строка 070 6-НДФЛ за полугодие может отличаться от строки 040, так как вычитание НДФЛ из зарплаты происходит по факту ее получения сотрудниками. Соответственно выплаты по срокам, установленным на 10 число месяца следующего за месяцем начисления, по отчету за полугодие фактически будет выплачена только 10 июля, значит, и сумма взысканного налога будет отражена в июле. Сумма налога войдет в отчет 6-НДФЛ за 9 месяцев.

Ниже представлен образец заполнения 6-НДФЛ за полугодие по примеру ООО «Керамресурс»:

Инструкция по формированию Раздела 2

Размер дохода, который был начислен работникам, не зависимо от его фактического получения прописывается в полном размере за 6 месяцев. Например, если по установленному сроку выплата зарплаты производится 10 числа, это не влияет на отражение размера зарплаты в первом Разделе. Пример заполнения 6-НДФЛ за полугодие 2016 года охватывает всю сумму за июнь 2016 года.

Сроки сдачи

Срок представления 6-НДФЛ в контролирующий орган установлен на законодательном уровне, это последний день того месяца, который идет следующим за отчетным периодом (квартала). Соответственно, 6-НДФЛ за полугодие 2016 года направляется инспекторам не позднее 31 июля 2016 года. Но, этот день является выходным (воскресеньем), поэтому срок устанавливается на следующие рабочие сутки – это 1 августа 2016 года. При несоблюдении сроков сдачи налоговой отчетности к работодателям будет применена система штрафов.

Нулевой 6 НДФЛ за полугодие 2018 года пример заполнения смотрите в этой статье. Сдавать нулевой 6-НДФЛ нужно, чтобы обезопасить себя от санкций налоговой инспекции.

Читайте в статье:

Расчет по форме 6-НДФЛ можно сформировать в программе БухСофт в 3 клика. Он составляется всегда на актуальном бланке с учетом всех изменений закона. Расчет программа заполнит автоматически. Перед отправкой в налоговую инспекцию форма будет протестирована всеми проверочными программами ФНС. Попробуйте бесплатно:

6-НДФЛ онлайн

Форма 6-НДФЛ – это отчетность налоговых агентов о налоге с вознаграждений, выплаченных в течение каждого периода в денежной или в неденежной форме физлицам – сотрудникам, исполнителям, авторам, лицензиарам. Причем выплаты должны быть подтверждены документально.

При выплатах вознаграждений налоговые агенты – это фирмы, ИП и «самозанятые» лица, ведущие частную предпринимательскую практику, в том числе адвокаты, нотариусы, медиаторы и т.д. Все они обязаны платить в бюджет НДФЛ с выплаченных физлицам вознаграждений, если эти суммы подпадают под налогообложение и превышают предоставленные физлицам налоговые вычеты.

Как заполнить 6 НДФЛ за 2 квартал 2018 года

Отчетность по форме 6-НДФЛ – поквартальная. Она включает титульный лист и два раздела. Инструкция по заполнению 6 НДФЛ за 2 квартал 2018 года, если подается отчетность с нулевыми показателями, отдельно не разработана. Поэтому нужно руководствоваться общими правилами и правилами заполнения титульного листа формы 6-НДФЛ. А именно:

• по отсутствующим суммам в ячейках проставляются нули;
• символы в ячейках проставляются слева направо;
• в незаполненных ячейках справа - прочерки.

Образец заполнения нулевого 6 НДФЛ за 2 квартал 2018 года

Когда будет нулевой 6 НДФЛ за полугодие 2018 года

Отчетность будет нулевой, если в течение года фирма, предприниматель или «самозанятое» лицо не платило вознаграждений физлицам и в связи с этим не удерживало НДФЛ. Отчитываться в налоговую инспекцию в таком случае налоговому агенту не о чем. Поэтому возникает вопрос – сдавать ли в этой случае форму 6-НДФЛ?

Формально такого требования нет. Ведь, если организация, адвокат, ИП, нотариус или иной субъект не платили вознаграждений физлицам, но они не считаются налоговыми агентами. А значит, отчетность 6-НДФЛ – не для них.

Однако в этом случае у инспекции не будет сведений об отсутствии выплат и удержаний налога, а значит, она будет ждать отчетность. Не получив форму 6-НДФЛ, налоговики вправе в течение 10 дней заблокировать счет. Поэтому безопаснее все-таки сдать нулевую отчетность, чтобы случайно не попасть под санкции налоговиков. Тем более что отказать в приеме отчетности с нулевыми показателями инспекция не может.

Нулевой 6 НДФЛ за 2 квартал 2018: куда сдавать?

Обычно фирмы сдают форму 6-НДФЛ в инспекцию, в которой числятся на учете. Если у организации есть подразделения, то они отчитываются в инспекции по месту своей регистрации, причем независимо от того, как выплачиваются вознаграждения – централизованно по организации или отдельно по подразделениям. Если подразделения учтены в одной и той же инспекции, то отчитываются они каждое отдельно. А предприниматели и «самозанятые» лица отчитываются в инспекции по месту прописки.

Однако бывают и особенности, когда приходится разбираться, куда сдавать отчетность. В этом поможет таблица.

Когда сдавать нулевой 6 НДФЛ за полугодие 2018 года

Отчитываться по удержанному налогу с вознаграждений физлицам необходимо не позднее последнего дня следующего месяца пос ел завршения отчетного периода. Значит, срок сдать форму 6-НДФЛ за полугодие – 31 июля 2018 года. Справочно сроки по ближайшей отчетности 6-НДФЛ приведены в таблице.