В условията на съвременния предприемачески пазар е трудно да си представим организация, която да съществува отделно, без никакви връзки с други субекти. стопанска дейност. Чрез закупуването на суровини, осъществявайки процеса на производство и продажба на продукти, икономическият субект установява определени икономически връзки. Като се занимава с бизнес, организацията често провежда срещи и приеми на представители на други организации, в резултат на което сключва нужните сделки. Такива срещи обаче включват определени разходи. Такива разходи, които имат търговски характер, представляват така наречените разходи за гостоприемство, които се приемат за данъчни цели в размер, който не надвишава 4 процента от разходите за труд на данъкоплатеца.

В данъчното счетоводство понятието представителни разходи е установено в член 264, параграф 2 от Данъчния кодекс на Руската федерация (наричан по-долу Данъчния кодекс на Руската федерация):

„Представителните разходи включват разходите на данъкоплатеца за официалното посрещане и (или) обслужване на представители на други организации, участващи в преговори с цел установяване и (или) поддържане на взаимно сътрудничество, както и участници, пристигнали на заседанията на борда на директори (управителен съвет) или друг управителен орган на данъкоплатеца, независимо от мястото на тези събития.

В допълнение към определението, този параграф съдържа списък на разходите за гостоприемство, според който те са:

• разходи за провеждане на официален прием (закуска, обяд или друго подобно събитие) за посочени лица, както и служители на данъкоплатската организация, участващи в преговорите;
• транспортна подкрепа за доставката на тези лица до мястото на представителното събитие и (или) заседанието на управителния орган и обратно;
• бюфет обслужване по време на преговори;
• заплащане на услугите на преводачи, които не са част от персонала на данъкоплатеца, за осигуряване на превод по време на представителни събития.

Забележка!

Списъкът с гостоприемските разходи е затворен и не подлежи на разширяване.

Имайте предвид, че данъчното законодателство забранява отчитането като разходи за гостоприемство за организиране на развлечения, отдих, профилактика или лечение на заболявания.

Напомняме, че разходите (както счетоводни, така и данъчни) трябва да бъдат документирани. Обръщаме внимание, че оформянето на първичните документи, свързани с представителните разходи, всъщност се състои от три последователни етапа:

1) изпълнение на общи документи;

2) оформяне на документи, свързани с конкретно събитие;

3) регистрация на документи, потвърждаващи действителния разход на средства.

СЧЕТОВОДНО ОТЧИТАНЕ НА ПРЕДСТАВИТЕЛНИТЕ РАЗХОДИ

В съответствие с PBU 10/99 разходите за гостоприемство се приемат за счетоводство изцяло и се отразяват като разходи за обичайни дейности.

Като се вземат предвид тези разходи, счетоводителят на организацията в съответствие със сметкоплана счетоводствоотразява ги в дебита на сметка 26 "Общи стопански разходи" в съответствие с кредита на сметките:

• сметка 71 „Разчети с отговорни лица”;
• сметка 60 "Разплащания с доставчици и изпълнители";
• сметка 76 "Разплащания с различни длъжници и кредитори".

Ако организацията се занимава с търговска дейност, тогава разходите за развлечения могат да бъдат отразени в сметка 44 „Разходи за продажби“.

Признаването на разходите за гостоприемство в счетоводството въз основа на параграф 18 от PBU 10/99 се извършва по следния начин отчетен периодв които са се състояли, независимо от момента на плащането им.

Разходите за гостоприемство по правило се извършват от отговорни лица, поради което разходите за гостоприемство се признават веднага след одобряване на авансовия отчет на отговорното лице.

При определяне финансов резултатразходите за гостоприемство се дебитират по сметка 20 „Основно производство“ или незабавно се кредитират по сметка 90 „Продажби“ подсметка „Себестойност на продажбите“ (в зависимост от това кой метод за отписване на разходите за управление е фиксиран в счетоводна политикаорганизации).

Помислете, като използвате конкретен пример, как разходите за гостоприемство се отразяват в счетоводството на организацията.

Пример 1

Да приемем, че през февруари 2006 г. LLC Melena проведе бизнес преговори с представители на LLC Raduga, в резултат на което беше постигнато споразумение за организиране на съвместно производство на мебели. OOO Melena организира официален обяд в ресторанта, цената на услугата беше 11 800 рубли, включително ДДС. Сметката за ресторанта е платена от отговорното лице за провеждане на официалната среща. При обслужването на участниците в срещата е заплатена сметката на транспортната организация за предоставените услуги. Сумата на фактурата за транспортни услуги възлиза на 1180 рубли, включително ДДС. Услугите на транспортната организация са заплащани от разплащателна сметка.

Да приемем, че по време на преговорите не е имало други разходи. По този начин размерът на разходите за гостоприемство в тази ситуация за Melena LLC възлиза на 12 980 рубли, включително ДДС.

При одобряване на предварителния отчет счетоводителят на организацията ще отрази следното в счетоводството:

Кореспонденция по сметката		Сума, рубли
Дебит	Кредит
			Приема се за приспадане на ДДС върху транспортните разходи
			Приема се за приспадане на ДДС

Забележка!

Във връзка с измененията, направени в член 172 от Данъчния кодекс на Руската федерация с Федералния закон от 22 юли 2005 г. № 119-FZ „За изменение на глава 21 от част втора от Данъчния кодекс на Руската федерация и за признаване на Някои разпоредби на законодателните актове на Руската федерация относно данъците и таксите като невалидни ”, влязъл в сила на 1 януари 2006 г., прилагането на приспадането на ДДС за стоки (работа, услуги), права на собственост не подлежи на плащане на доставчици .

Достатъчно е стоките (работата, услугите), правата на собственост, предназначени за използване в облагаеми дейности, да са регистрирани и купувачът да има надлежно изпълнена фактура в ръцете си.

ДАНЪЧНО ОТЧИТАНЕ НА ПРЕДСТАВИТЕЛНИ РАЗХОДИ

Глава 25 от Данъчния кодекс на Руската федерация класифицира разходите за гостоприемство като други разходи, свързани с производството и продажбите (член 264, параграф 1, параграф 22 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Разходите за представителство през отчетния (данъчен) период се включват в други разходи, взети предвид при определяне на данъчната основа за данък върху доходите, в размер, който не надвишава 4 на сто от разходите за труд на данъкоплатеца за този отчетен (данъчен) период. Това правило е установено в член 264, параграф 3 от алинея 22, параграф 1 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

Забележка!

Представителните разходи по отношение на надвишаването на максималния размер, установен от Данъчния кодекс на Руската федерация, се включват от данъкоплатеца в състава на разходите, които не се вземат предвид при данъчно облагане (параграф 42 от член 270 от Данъчния кодекс на Руската федерация ).

Датата на признаване на представителните разходи за данъкоплатци, използващи метода на начисляване, в съответствие с параграф 5 от член 272 от Данъчния кодекс на Руската федерация, е датата на одобрение на авансовия отчет.

Напомняме ви, че в съответствие с член 318, параграф 3 от Данъчния кодекс на Руската федерация, базата за изчисляване на максималния размер на разходите за гостоприемство се определя от данъкоплатеца на базата на начисляване от началото данъчен период.

Пример 2

(В този пример сумите са дадени без данък добавена стойност).

Транспортни услуги за преговарящите - 1000 рубли.

Билети за театър - 1000 рубли.

Обслужването на шведска маса в театъра възлиза на 1200 рубли.

Анализирайки тези разходи на организацията, счетоводителят на организацията трябва да изключи от разходите за гостоприемство, свързани с тази среща, сумата, свързана с посещението на театъра, тъй като разходите, свързани с организирането на развлечение, а именно: разходите за билети за театъра, доставката на членовете на делегацията до театъра и обслужването на бюфет в театъра не се третират като развлечение за целите на данъка върху печалбата. Следователно размерът на разходите на организацията, за целите на данъчното облагане, признат за представител, ще бъде 11 000 рубли.

Да предположим, че през 1-во тримесечие на 2006 г. разходите за труд в Melena LLC възлизат на 235 000 рубли, следователно стандартът за разходите за гостоприемство ще бъде 235 000 рубли х 4% = 9400 рубли. Стандартът е по-малък от размера на действителните разходи - 11 000 рубли. Следователно Melena LLC за данъчни цели ще може да приеме разходи за гостоприемство в рамките на стандарта (9400 рубли), а сумата от 1600 рубли (11 000 рубли - 9400 рубли) няма да бъде взета предвид при определяне на данъчната основа за данък общ доход.

ОТРАЗЯВАНЕ В СЧЕТОВОДНОТО ОТЧИТАНЕ НА РАЗЛИКИТЕ ПРИ СЧЕТОВОДНОТО ОТЧИТАНЕ НА ПРЕДСТАВИТЕЛНИТЕ РАЗХОДИ

Тъй като представителните разходи в счетоводството се приемат изцяло, а в данъчното счетоводство се признават в размер не по-голям от 4% от размера на разходите за труд, това води до разлика между счетоводната и данъчната печалба.

Освен това, по отношение на развлекателните разходи, не винаги е възможно веднага да се каже недвусмислено каква разлика ще има данъкоплатецът - постоянна или временна. Единственото изключение е случаят, когато разходите, направени от данъкоплатеца, не могат да се считат за представителни от гледна точка на Данъчния кодекс на Руската федерация. Такава разлика веднага се признава за постоянна, формира постоянно данъчно задължение, което е сумата на данъка, водеща до увеличение на данъка върху дохода през отчетния период.

Може също да се случи, че в един отчетен период стандартът на разходите за гостоприемство ще бъде по-малък от размера на действителните разходи и данъкоплатецът ще приеме като разходи сумата на разходите за гостоприемство в рамките на стандарта, а през следващия отчетен период размерът на стандарта ще се увеличи, тъй като зависи от размера на разходите за труд, който се определя на база начисляване. С други думи, не е изключена възможността през следващия отчетен период данъкоплатецът да може да отчете като разход цялата сума на представителните разходи, включително невзетите преди това.

Разгледайте отразяването в счетоводството на постоянни и временни разлики при условията на горния пример.

Пример 3

(В примера сумите са дадени без ДДС).

Melena LLC през февруари 2006 г. проведе преговори с Raduga LLC за организиране на съвместно производство на мебели. Да приемем, че разходите на организацията за провеждане на тези преговори са били:

Цената на официален прием (обяд в ресторант) е 10 000 рубли.

Транспортни услуги за преговарящи - 1000 рубли.

По време на преговорите беше предвидена културна програма, а именно посещение на местния драматичен театър.

Билети за театър - 1000 рубли.

Доставка на участниците до театъра и обратно - 500 рубли.

Обслужването на шведска маса в театъра възлиза на 1200 рубли.

Така общите разходи за получаване на делегация от Melena LLC възлизат на 13 700 рубли.

Анализирайки тези разходи на организацията, счетоводителят на организацията трябва да изключи от разходите за гостоприемство, свързани с тази среща, сумата, свързана с посещението на театъра, тъй като разходите, свързани с организирането на развлечение, а именно: разходите за билети за театъра, доставката на членовете на делегацията до театъра и обслужването на бюфет в театъра не се третират като развлечение за целите на данъка върху печалбата. Така сумата от 2700 рубли образува постоянна разлика и счетоводителят трябва да запише постоянно данъчно задължение от 2700 рубли х 24% = 648 рубли.

Размерът на разходите на организацията, за целите на данъчното облагане, признат за представител, ще бъде 11 000 рубли.

Да предположим, че през 1-во тримесечие на 2006 г. разходите за труд в Melena LLC възлизат на 235 000 рубли, следователно стандартът за разходите за гостоприемство ще бъде 235 000 рубли х 4% = 9400 рубли. Стандартът е по-малък от размера на действителните разходи - 11 000 рубли. Следователно Melena LLC за данъчни цели ще може да приеме развлекателни разходи в рамките на стандарта (9400 рубли), а сумата от 1600 рубли (11 000 рубли - 9400 рубли) ще бъде призната като приспадаща се временна разлика и счетоводителят трябва отразява сумата на отсрочения данък актив в размер на 1600 рубли х 24% = 384 рубли.

Работният сметкоплан на счетоводството на организацията предвижда, че към балансовата сметка:

• 68 "Разчети по данъци и такси" е открита подсметка 68-1 "данък върху доходите";
• 99 "Печалби и загуби" се открива подсметка 99-2 "Постоянно данъчно задължение".

ВЛИЯНИЕ НА СТАВКАТА ЗА ПРЕДСТАВИТЕЛНИ РАЗХОДИ ВЪРХУ СТАВКАТА НА ДРУГИ ДАНЪЦИ

Имайте предвид, че нормирането на развлекателните разходи не засяга изчисляването и плащането на данъка върху доходите на физическите лица и единния социален данък.

Друго е положението с данъка върху добавената стойност.

Както вече отбелязахме, параграф 7 от член 171 от Данъчния кодекс на Руската федерация установява следното:

„Ако в съответствие с глава 25 от този кодекс разходите се приемат за целите на данъчното облагане съгласно стандартите, сумите на данъците върху такива разходи подлежат на приспадане в размер, съответстващ на посочените стандарти.“

С други думи, ако данъкоплатецът, докато прави разходи за гостоприемство, плаща сумата на данъка, начислен му от доставчиците при закупуване на стоки (строителни работи, услуги), права на собственост, тогава той има право да приспадне данъка "вход", но само в размер, съответстващ на нормата на разходите за гостоприемство, установена от член 264, параграф 2 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

Размерът на данъка "вход", отнасящ се до излишните разходи за развлечения, не се взема предвид при определяне на данъчната основа за данък общ доход. Това следва от член 170, параграф 1 от Данъчния кодекс на Руската федерация и член 270, параграф 49 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

За да може данъкоплатецът да упражни правото си на приспадане, той трябва да отговаря на следните изисквания, установени в член 172, параграф 1 от Данъчния кодекс на Руската федерация, а именно:

• закупените стоки (работи, услуги) трябва да се използват в облагаеми дейности;
• стоки (работи, услуги) трябва да бъдат регистрирани;
• данъкоплатецът трябва да има надлежно оформена фактура.

Моля, имайте предвид, че актуализираната версия на глава 21 „Данък върху добавената стойност“ не изисква данъкоплатецът, който претендира за приспадане, да плаща за стоки (строителни работи, услуги).

Спомнете си, че преди 1 януари 2006 г. това изискване беше задължително и данъкоплатецът нямаше право да получи данъчно приспадане без факта на плащане на стоки (работи, услуги) на доставчика.

Нека разгледаме един пример.

Пример 4

Да приемем, че през февруари 2006 г. LLC Melena проведе бизнес преговори с представители на LLC Raduga, в резултат на което беше постигнато споразумение за организиране на съвместно производство на мебели. OOO Melena организира официален обяд в ресторанта, цената на услугата беше 17 700 рубли с ДДС. Сметката за ресторанта е платена от отговорното лице за провеждане на официалната среща. При обслужването на участниците в срещата е заплатена сметката на транспортната организация за предоставените услуги. Сумата на фактурата за транспортни услуги възлиза на 1180 рубли, включително ДДС. Услугите на транспортната организация са заплащани от разплащателна сметка.

Да приемем, че по време на преговорите не е имало други разходи. Така действителният размер на представителните разходи в тази ситуация за Melena LLC възлиза на 18 880 рубли, включително ДДС.

Да предположим, че размерът на разходите за труд в организацията от началото на годината възлиза на 250 000 рубли.

Въз основа на резултатите от работата за отчетния период организацията може да включи в състава на разходите, взети предвид за данъчно облагане, представителни разходи в размер, който не надвишава 10 000 рубли = (250 000 рубли х 4%). Следователно разходите за гостоприемство, които не са включени в разходите, ще възлизат на ((17 700 - 2 700) + (1 180 - 180)) - 10 000 рубли = 6 000 рубли.

В съответствие с разпоредбите на PBU 18/02 тази сума е приспадаща се временна разлика, а отсрочен данъчен актив в размер на 6000 рубли х 24% = 1440 рубли се отразява в счетоводните записи.

Размерът на "входящия" данък, който данъкоплатецът има право да приспадне, ще бъде 10 000 рубли х 18% = 1800 рубли.

Останалата сума на данъка „вход“, която не е взета предвид през февруари, продължава да се кредитира по сметка 19 „Данък върху добавената стойност върху придобити ценности“.

До края на текущата година определената сума може да бъде:

• приема се за приспадане, ако действителният размер на разходите за развлечения не надвишава максималния размер;
• отписани в счетоводството неоперативни разходи, ако действителният размер на представителните разходи надвишава установения норматив.

Забележка!

При възникване на втория от тези случаи организацията ще трябва да признае сумата на ДДС, която не е приета за приспадане в счетоводството, като постоянна разлика и съответно да натрупа постоянно данъчно задължение.

Работният сметкоплан на счетоводните записи на организацията предвижда, че балансовата сметка 68 „Изчисления за данъци и такси“ е отворена:

• подсметка 68-1 "Данък върху доходите";
• подсметка 68-2 "Данък върху добавената стойност".

В счетоводството на организацията тези бизнес транзакции ще бъдат отразени, както следва:

Кореспонденция по сметката		Сума, рубли
Дебит	Кредит
			Приета фактура за транспортни услуги за преговарящи
			Начислен ДДС, представен за плащане от транспортната организация
			Приема се предварителен отчет за разходите за гостоприемство
			Включено ДДС върху гостоприемските разходи
			Сумата на ДДС, приета за приспадане, съответстваща на максималния размер на разходите за гостоприемство
			Отразява се сумата на отсрочения данъчен актив (6 000 рубли х 24%)
			Платена сметка за доставка

АРБИТРАЖНА ПРАКТИКА: ПРЕДСТАВИТЕЛНИ РАЗНОСКИ

Трябва да се отбележи, че информацията по-долу не е пряко свързана с нормирането на разходите за гостоприемство, а е по-скоро свързана с въпросите на класификацията на разходите за гостоприемство. Но по наше мнение тази информация ще бъде полезна за читателя, тъй като член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация съдържа много неясноти и доста често данъкоплатците изпитват затруднения дали определени разходи могат да бъдат признати за представителство. Например, нека вземем такъв вид развлекателни разходи като транспортни услуги за участниците в срещата. Какво е имал предвид законодателят под тези разходи остава загадка: транспортни услуги в рамките на едно населено място или нещо друго? И ако участникът в преговорите е чужденец и пристига от чужбина, със специално изпратен от данъкоплатеца самолет, могат ли такива разходи на фирмата да се считат за представителни или не?

Данъчните категорично заявяват, че заплащането на пътните разходи на участници от други градове или държави, в които ще се проведе официалното събитие, не може да се признае за гостоприемство. Като доказателство можем да цитираме писмото на Службата на Федералната данъчна служба (наричана по-нататък Федералната данъчна служба) за град Москва от 11 ноември 2004 г. № 26-12 / 73173. Но в края на краищата това обяснение се съдържа само в писмо от данъчната служба и не е разписано в закона, така че данъкоплатецът винаги има шанс да докаже обратното, макар и в съда.

Или друг пример. Да предположим, че бизнес преговорите се провеждат в продължение на няколко дни и организацията плаща закуски, обеди и вечери (които не са от официален характер) за представители на трети страни. Могат ли тези разходи да се признаят като разноски за представителство?

Министерството на финансите на Руската федерация в писмо от 5 април 2005 г. № 03-03-01-04 / 1/157 обясни, че разходите за закуски, обеди и вечери, които не са от официален характер, трябва да бъдат заплаща се от представители на делегации, пристигащи за преговори, за сметка на дневните надбавки, изплатени по време на командировки на служителите, или за сметка на средствата, които не се вземат предвид за данъчно облагане, на приемащата страна.

В допълнение, член 264, параграф 2 от Данъчния кодекс на Руската федерация също посочва кръга от лица, които са решаващи при приписването на разходите за приемане и обслужване:

• представители на страните, участващи в преговорите;
• участници, пристигнали на заседание на съвета на директорите (управителния съвет) или друг управителен орган.

Следователно, ако организацията прави разходи за приемане на други лица, например членове на одитната комисия, тогава тези разходи не могат да бъдат признати за представителни, тъй като членовете на одитната комисия не са управителен орган на организацията.

Както показва практиката, данъчните власти забраняват следните разходи на данъкоплатеца да бъдат включени в разходите за гостоприемство:

• разходите за подаръци, дадени на представители на делегацията;
• за издаване на визи за чуждестранни партньори (виж Писмо на Министерството на данъците и таксите на Руската федерация за град Москва от 13 февруари 2002 г. № 26-12 / 6751);
• за проектиране на помещения за официална приемна;
• да заплати наема на помещенията, където се провежда официалният прием (виж Писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 12 март 2003 г. № 04-02-03 / 29).

Съществуващата арбитражна практика обаче показва, че съдилищата не винаги са съгласни със становището на данъчните власти, така че данъкоплатецът винаги има шанс да оспори позицията на данъчните власти в съда.

Като пример, ето няколко съдебни решения.

Пример 5

Инспекторатът на Министерството на данъците и таксите на Руската федерация извърши данъчна проверка на място на затворено акционерно дружество (наричано по-долу CJSC) по въпросите на спазването на законодателството за данъците и таксите за периода от 1 януари 2001 г. до декември 31, 2002 г. Данъчната инспекция установи, че CJSC неоснователно се отнася към разходите за гостоприемство и приетите разходи за алкохолни напитки за целите на данъчното облагане.

Несъгласна с решението, компанията обжалва пред арбитражния съд.

Удовлетворявайки посочените изисквания, арбитражният съд изхожда от факта, че CJSC правилно е приписал на представителни разходи и е приел за данъчни цели разходите за закупуване и доставка на цветя, разходите за алкохолни напитки в размер на 13 463 рубли.

Федералната антимонополна служба на Волжския окръг, след като разгледа случая чрез надзор, взе страната на данъкоплатеца, заявявайки следното.

Съгласно член 264, параграф 1, параграф 22 от Данъчния кодекс на Руската федерация, други разходи, свързани с производството и (или) продажбата на стоки (работи, услуги), които намаляват облагаемия доход, включват развлекателни разходи, свързани с официалния прием и поддръжка на представители на други делегации, участващи в преговорите, с цел установяване и поддържане на сътрудничество.

Горните представителни разноски се потвърждават от осн първични документи.

Съдът прецени дали спорните разходи са свързани с разходите за организация на развлечения и отдих. В същото време данъчният орган не предостави на съда доказателства, че спорните разходи са свързани с организиране на развлечения и отдих.

След като разгледа обстоятелствата по делото, съдът призна спорните разходи за представителни разходи, а решението на данъчната инспекция относно допълнителното начисляване на размера на данъка върху дохода и санкциите е невалидно.

Пример 6

Инспекторатът на Министерството на данъците и таксите на Руската федерация (МНС на Руската федерация) извърши полева проверкаспазване от LLC на законодателството относно данъците и таксите в периода от 1 януари 2001 г. до 30 септември 2003 г., по време на който разкри редица данъчни нарушения. По-специално, данъкоплатецът беше обвинен в неоснователно класифициране на разходите за плащане на алкохолни напитки като развлекателни разходи, които намаляват получения доход, тъй като те не са предвидени в списъка на разходите за развлекателни цели в съответствие с параграф 2 на член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

Въз основа на решението, взето от резултатите от проверката, инспекторатът начисли на LLC просрочени данъци върху доходите и съответния размер на санкциите, а също така го подведе под отговорност по параграф 1 на член 122 от Данъчния кодекс на Руската федерация в под формата на глоба в размер на 20% от размера на неплатения данък.

Аргументът на инспектората, че член 264, параграф 2 от Данъчния кодекс на Руската федерация съдържа изчерпателен списък на разходите за развлекателни цели, е несъстоятелен. Горепосочената норма включва разходите на данъкоплатеца за официалното посрещане и (или) обслужване на представители на други организации, участващи в преговорите с цел установяване и (или) поддържане на взаимно сътрудничество, както и участници, пристигнали на заседанията на борда на директори (управителен съвет) или друг управителен орган данъкоплатец, независимо от мястото на посочените събития.

Разходите за представителство включват също разходи за провеждане на официален прием (закуска, обяд или друго подобно събитие) за тези лица, както и служители на данъкоплатската организация, участващи в преговорите, транспортна подкрепа за доставката на тези лица до мястото на представителя мероприятие и (или) заседание на ръководния орган и обратно, обслужване на бюфет по време на преговори, заплащане на услугите на преводачи, които не са в персонала на данъкоплатеца, за осигуряване на превод по време на представителни събития.

В този случай инспекторатът не оспорва, че реалните разходи на LLC за закупуване на алкохолни напитки са свързани с официалното приемане и обслужване на представители на други организации. Тези разходи, в съответствие с алинея 22 от параграф 1 и параграф 2 от член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация, са свързани с разходите за гостоприемство, които намаляват, в съответствие с член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация, разходите на данъкоплатеца получен доход.

Пример 7

Данъчната инспекция извърши проверки за спазване от страна на организацията - OJSC - на законодателството относно данъците и таксите.

По време на одита беше разкрито, че OJSC включи в разходите за гостоприемство разходите за организиране на тържествена среща, по-специално разходите за хотелски услуги (настаняване и храна) за представители на други организации.

Въз основа на резултатите от проверката данъчната инспекция взе решение за начисляване на допълнителен данък върху доходите, санкции и привличане на АД към данъчна отговорност.

Федералната антимонополна служба на Московския окръг, след като разгледа случая чрез надзор, взе страната на данъкоплатеца, като посочи следното.

Член 264, клауза 2 от Данъчния кодекс на Руската федерация предвижда, че разходите за гостоприемство включват разходите на данъкоплатеца за официално посрещане и обслужване на представители на други организации.

При тези обстоятелства разходите, направени от АД, са основателно класифицирани като разходи за гостоприемство.

FAS на Северозападния окръг е на същото мнение.

Пример 8

Инспекторатът на Министерството на данъците и данъците на Руската федерация извърши данъчна проверка на място на CJSC за спазването на данъчното законодателство за 2001-2002 г.

При проверката е установено, че според Инспектората е необосновано намаление през 2002 г. на получените приходи с размера на разходите, свързани с настаняването на членове на приемащата делегация в хотел.

Въз основа на резултатите от одита данъчният орган взе решение, в съответствие с което на CJSC беше начислен допълнителен данък върху доходите и санкции.

Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг, след като разгледа делото в касационната инстанция, застана на страната на данъкоплатеца, като посочи следното.

От материалите по делото става ясно, че в писмо ЗАО е гарантирало на чешката страна приемането и настаняването на членовете на делегацията по време на изложението в Москва и преговорите за по-нататъшно сътрудничество.

Представителните разходи са предвидени в наредбата за счетоводната политика на дружеството за 2002 г., прогнозата за представителните разходи за 2002 г. е одобрена на общото събрание на акционерите на дружеството.

Тези разходи законно (съгласно член 252, параграф 1 и член 264, параграф 2 от Данъчния кодекс на Руската федерация) намаляват доходите, получени от данъкоплатската организация.

В тази връзка решението на данъчния орган е обявено за незаконосъобразно.

Пример 9

Данъчната инспекция извърши на място данъчна проверка за спазване на законодателството за данъците и таксите от страна на МНС за периода от 1 януари 2001 г. до 13 юли 2003 г.

Въз основа на резултатите от одита данъчният орган взе решение за допълнително начисляване на данък общ доход, за начисляване на санкции.

Според данъчните власти данъкоплатецът неправомерно е включил в сумата на разходите за гостоприемство, които намаляват облагаемия доход, разходите за организиране на пътуване за представители на делегация на трета организация, които са пристигнали, за да преговарят за начини за взаимно сътрудничество на място на предприемаческа дейност и възможност за сключване на взаимноизгодни споразумения, до мястото на преговорите - на остров Соловки.

Данъчният орган прецени, че е невъзможно да се водят преговори на остров Соловки, който е място за туризъм, и следователно разходите, направени от MUE, са неразумни и икономически необосновани за целите на изчисляването на данъка върху дохода, свързан с разходите за организиране на развлечения и отдих, които в съответствие с член 264, параграф 2 от Данъчния кодекс на Руската федерация не се прилагат за разходите за гостоприемство, които намаляват облагаемия доход.

Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг, след като разгледа делото в касационната инстанция, застана на страната на данъкоплатеца, като посочи следното.

Член 264, параграф 2 от Данъчния кодекс на Руската федерация изрично отбелязва, че разходите за гостоприемство не включват разходи за организиране на развлечения и отдих.

Първоинстанционният съд установи, че в периода от 23 до 26 юни 2002 г. (в делничните дни - от вторник до петък) на остров Соловки са проведени преговори между представители на данъкоплатеца и трета организация за доставка на суровини за производство на хлебни изделия. Транспортните разходи за осигуряване на доставката на лица, пристигнали за преговори, до мястото на събитието и обратно се потвърждават от съответните първични документи. В резултат на преговорите беше сключено споразумение за доставка на растително масло.

Данъчният орган не представи на съда доказателства, че спорните разходи са свързани с организиране на развлечения и отдих.

При тези обстоятелства, както и като взе предвид твърдението на данъкоплатеца, че организацията не разполага с помещения, подходящи за приемане на делегации от потенциални контрагенти, преговори и сключване на сделки, което не беше опровергано от данъчния орган, съдът обезсили решението на данъчната инспекция за начисляване на допълнителен данък върху доходите и неустойки.

На практика доста често има ситуации, когато данъчните власти настояват за незаконосъобразността на класифицирането на разходите, направени от организацията, свързани с официалния прием, като представителни разходи, в случай че В резултат на преговорите не са сключени договори.

Но дори и в този случай съдилищата застават на страната на данъкоплатците, като посочват, че за да се класифицират тези разходи като представителство, е необходимо те да отговарят на членове 252 и 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация. Постигането на конкретни резултати под формата на споразумения, сключени по време на срещата или в края на срещата, не е предпоставка за признаване на направените разходи за гостоприемство.

Пример 10

Данъчна инспекция въз основа на резултатите от обиколката данъчна ревизияПо въпросите за правилността на изчисляването и прехвърлянето на данъка върху доходите за периода от 1 януари 2000 г. до 31 декември 2002 г. OJSC взе решение за допълнително начисляване на данък върху дохода, санкции и за привличане на OJSC към отговорност по параграф 1 на член 122 от Данъчния кодекс на Руската федерация за непълно плащане на данък върху дохода. Основание за доначисляването на данъка върху дохода е изводът за занижаване на данъчната основа поради неоснователното включване на разходите за официални приеми на представители на чуждестранни компании в други разходи. По мнение на Инспектората, тъй като не са подписани договори въз основа на резултатите от предприетите мерки, OJSC няма право да отнесе направените разходи към разходите за гостоприемство.

Федералната антимонополна служба на Уралския окръг, след като разгледа делото в касационната инстанция, застана на страната на данъкоплатеца, заявявайки следното.

Представителните срещи и бизнес преговорите са един от основните инструменти за взаимодействие между организацията и съществуващите бизнес партньори и потенциални клиенти. Провеждането на такива срещи като правило изисква разходи, които обикновено се наричат ​​разходи за гостоприемство. В статията ще разберете какви разходи се класифицират като гостоприемство, как се отразяват счетоводни записванияи какви документи се издават.

Под представителни разходи се разбират разходите за обслужване и официални приеми на представители на други организации (настоящи и потенциални бизнес партньори). Целта на провеждането на такива събития е водене на преговори за установяване и поддържане на взаимно сътрудничество.

В счетоводството разходите могат да бъдат класифицирани като представителство, ако:

• организацията проведе официален прием за представители на други компании, в резултат на което организацията направи разходи;
• дружеството е направило транспортни разходи във връзка с организирането на представителна среща;
• списъкът на разходите за провеждане на събитието включва разходите за обслужване на бюфет (шведска маса, банкет извън обекта и др.);
• организацията проведе официална среща с представители на чуждестранна компания, във връзка с която беше нает преводач.

Важно е да знаете, че при провеждане на официални срещи организацията не може да компенсира бизнес партньорите за направените от тях разходи за настаняване, визи (за представители на чуждестранни компании), както и да прехвърля продукти от собственото си производство като сувенир.

Отразяване на разходите за гостоприемство в публикациите

В счетоводството разходите за представителни срещи се класифицират като разходи за обичайна дейност в размер на действителните разходи, направени от предприятието през отчетния период.

Нека разгледаме примери за отразяване в счетоводното отчитане на разходите за провеждане на събития за гостоприемство.

Представителни разходи по време на командировка

Служител на Magnit LLC Sviridov K.L. е изпратен в командировка в Саратов за преговори с представители на OOO Metalist. Целта на преговорите е съвместно производство и популяризиране на продукти. Според заповедта на ръководителя Свиридов заплаща разходите за провеждане на бизнес среща.

Цената на събитието (обяд в ресторанта) възлиза на 7450 рубли, ДДС 1136 рубли.

В счетоводството на Magnit LLC разходите за гостоприемство бяха отразени в следните записи:

Представителна среща с културно-развлекателна проява

През октомври 2015 г. Fialka LLC организира бизнес среща с бизнес партньори, чиято програма включваше обяд в ресторант Парус и посещение на театър. За събитието служител на Fialka LLC Kataev S.R. са издадени средства по отчета в размер на 74 000 рубли.

Реалните разходи за провеждане на бизнес събитие възлизат на 57 200 рубли, включително:

• обяд в ресторант Parus 32 000 рубли, транспортни услуги за доставка на партньори до ресторанта 5200 рубли;
• билети за театър 14 500 рубли, транспортни услуги за доставка на партньори до театъра 5 500 рубли.

Остатъкът от неизползваните средства беше върнат от Катаев в касата на Fialka LLC.

Счетоводителят на Fialka LLC направи следните записи в счетоводството:

Dt	ct	Описание	Сума	Документ
71	50	Катаев С.Р. получени средства по отчета	74 000 рубли.	Касова гаранция по сметка
44	71	Включени са гостоприемски разходи за обяд и посещение на театър (32 000 рубли + 14 500 рубли)	500 търкайте.	Предварителен отчет, Доклад за преговори, Отчет за разходите за гостоприемство, Фактура за ресторант
50	71	Остатъкът от неизползваните средства беше върнат от Катаев на касата (74 000 рубли - 500 рубли)	27 500 рубли.	Входящ касов ордер
44	76	Транспортната компания издаде фактура за плащане на услуги за доставка (5200 рубли + 5500 рубли)	10 700 рубли.	Фактура
76		Средства, преведени за плащане на услуги за доставка	10 700 рубли.	Платежно нареждане

Трябва да се отбележи, че според Данъчния кодекс на Руската федерация разходите за провеждане на културно събитие (14 500 рубли за посещение на театър), както и свързаните с него транспортни разходи (5 500 рубли), не се признават като разходи за гостоприемство в данъка счетоводство.

От правилното изпълнение, потвърждение и обосновка на разходите зависи не само намаляването на данъчната тежест върху организацията, но и минимизирането на рисковете от искове от проверки при неоснователността на подценяването на „доходоносната“ база.

Те могат да бъдат избегнати само ако системата за документално потвърждаване на разходите е правилно организирана и съответните документи са правилно съставени.

Данъчен характер на разходите за гостоприемство

Представителните разходи са една от категориите разходи, които организациите трябва да правят при извършване на стопанска дейност. Те включват разходите за официално посрещане и обслужване на представители на други предприятия, които водят преговори с цел установяване и поддържане на взаимно сътрудничество и бизнес контакти, както и участници, пристигнали на заседание на Съвета на директорите (Управителния съвет) или друг данъкоплатец, управляващ орган (параграф 2 от член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Член 264, параграф 2 от Данъчния кодекс на Руската федерация, за целите на изчисляването на данъка върху дохода, класифицира следните категории разходи като представителни разходи:

• разходите за провеждане на официален прием (закуска, обяд или друго подобно събитие);
• разходи за транспортна поддръжка, но само за доставка до мястото на провеждане на представителното събитие;
• бюфет обслужване по време на преговори;
• заплащане на услугите на преводач, който не е част от персонала на организацията за периода на представителното събитие.

По този начин законодателят ограничава списъка на представителните разходи, правейки го „затворен“.

Официален прием може да изисква редица други разходи, които не са изброени в параграф 2 на член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация:

• разходи за посещение на културни и развлекателни събития;
• разходите за бюфет по време на културно-развлекателно събитие;
• разходи за заплащане на профилактика и лечение на заболявания, -организиране на отдих;
• разходи за закупуване на букети и подаръци за бизнес партньори.

Такива разходи, като представителни от икономическа гледна точка, не намаляват данъчната основа на дохода. Компаниите имат право да правят такива разходи само за сметка на нетната печалба. Съгласно параграфи 5 и 7 от PBU 10/99 "Разходи на организацията", в счетоводството на предприятията разходите за гостоприемство ще бъдат свързани с обичайните дейности.

Пример 1

Компанията направи разходи за организиране на представително събитие в размер на 200 000 рубли. От тях за провеждане на официално събитие - 80 000 рубли, за бюфет по време на официално събитие - 20 000 рубли, за транспортни услуги - 15 000 рубли; за провеждане на културно събитие - 15 000 рубли; за организиране на екскурзия - 5000 рубли; за бюфет по време на културно събитие - 25 000 рубли; за закупуване на букети, подаръци и сувенири - 40 000 рубли. От общите разходи компанията ще включи само 115 000 рубли, изразходвани за провеждане на официално събитие, както и бюфет и транспортни услуги за партньори, като разходи, които намаляват основата на данъка върху дохода. Останалата сума на разходите от 85 000 рубли. ще се извършва само за сметка на нетната печалба.

Въпреки това, редица организации погрешно тълкуват в своя полза термина "услуга" и последващото решение на арбитражния съд.

Съдебна практика

Съгласно резолюцията на FAS ZSO от 1 март 2007 г. № F04-9370 / 2006 (30552-A81-27), понятието "услуга" по смисъла на параграф 2 на член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация Федерацията има широк аспект, където в съответствие с член 11 от Данъчния кодекс на Руската федерация може да се включи предоставянето на жилище като необходимо условие за съществуването на лице, пристигнало от друго населено място.

Връзките към горната резолюция на FAS ZSO са за организацията данъчни рискове. Инспекторите могат да глобят компания за неправомерно намаляване на данъчната основа на доходите на следните основания.

Първо, това решение може да се прилага само на територията на Западносибирския арбитражен окръг.

Второ, плащайки за настаняване на бизнес партньори в хотел, приемащата страна им прави лоша услуга. Факт е, че тя ще трябва да изчисли и плати данък върху доходите на физическите лица за тях, тъй като плащането за хотелско настаняване е доход, получен в натура. При откриване на факта на неизчисляване и неплащане на данък върху доходите на физическите лица инспекторите могат да предявят искове към приемащата страна за неизпълнение на задължения данъчен агент. В писмо от 18.04.2007 г. № 04-1-02/306@ Министерството на финансите обяснява, че разходите за заплащане на самолетни билети, хотелски сметки, хранене в ресторанти на поканени представители на трети страни не се отнасят до гостоприемски разходи и подлежат на облагане с данък върху доходите на физическите лица в размер на 13% за данъчни резиденти на Руската федерация и в размер на 30% за данъчни нерезиденти на Руската федерация.

Трето, предоставянето на настаняване в хотел не спада към категорията „услуга“. Услугата включва предоставянето на определени услуги на възмездна основа.

Четвърто, възползвайки се от факта, че FAS ZSO всъщност произволно разшири термина „услуга“, много компании започнаха да включват в разходите за обслужване онези разходи, които съгласно параграф 2 на член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация, изобщо нямат отношение към представителството. По този начин организациите увеличават вероятността от своите данъчни рискове.

Писмата на Федералната данъчна служба за Москва № 20-12/034115 от 12 април 2007 г. и Министерството на финансите от 16 април 2007 г. № дошлите на преговорите не са включени в разходите за гостоприемство. Освен това това изискване важи както за руски граждани, така и за чужденци. Въпреки добрата арбитражна практика, компаниите не трябва да поемат риска да включват други видове услуги като разходи за гостоприемство. Представителните разходи са ясно определени в данъчен кодекс, следователно ще бъде проблематично да се позоваваме на неясноти и несъответствия в тълкуването им. Моля, имайте предвид, че разходите за хотелско настаняване на членовете на Съвета на директорите, дошли на заседанието му, не включват разходите за гостоприемство (писмо на Федералната данъчна служба за Москва от 6 декември 2007 г. № 21-11 / 116748).

Единственото възможно оправдание за това, че плащането на сметките за настаняване на поканения е включено в разходите за гостоприемство, е писмена гаранция от страна на фирмата за приемане и настаняване на бизнес партньори за своя сметка. В същото време такъв елемент от развлекателни разходи трябва да бъде предвиден в счетоводната политика на организацията и одобрената оценка на разходите. Моля, имайте предвид, че компанията трябва да изпълнява функциите на данъчен агент за изчислението и плащане на данък върху доходите на физическите лица. Въпреки това предприятията, които са се възползвали от тази възможност, най-вероятно ще трябва да докажат своята теза в съда. Въпреки че си струва да се отбележи, че арбитрите по този въпрос често подкрепяха данъкоплатците (Резолюция на FAS SZO от 17 май 2004 г. № A56-21571 / 03).

Категорията представителство не включва разходи за приемане на служители на клонове и отдели на организацията, както и дейности, свързани с приемане на служители на централния офис в клонове и отдели.

Съдебна практика

Съгласно постановлението на FAS VSO от 08.11.2006 г. № А33-26560 / 04-С3-Ф02-3935 / 06-С1, разходите, свързани с приемането на представители на клонове и служители на организацията, пристигнали за разрешаване на производството въпроси не съответстват на разходите, посочени в параграф 2, член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация, и не подлежат на включване в разходите за гостоприемство.

По този начин само онези разходи, които са изброени в Данъчния кодекс и се извършват за официалното приемане на делегации, се класифицират като гостоприемство.

Как да управлявате разходите за гостоприемство

Представителните разходи през отчетния (данъчен) период се включват в други разходи в размер, който не надвишава 4% от разходите на организацията за заплати през този период (параграф 3, точка 2, член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Тоест законодателят е установил ясна горна граница на тези разходи, като постановява, че разходите за гостоприемство се нормализират. Разходите за труд включват не само заплатии бонуси, но и други плащания (отпуски, обезщетения и др.). Има три начина за определяне на лимита на разходите за гостоприемство.

Първи начин: Разходите за гостоприемство се изчисляват в края на тримесечието (при попълване на декларацията за облагане на доходите), на базата на фонд работна заплата за отчетния период. Този метод се използва от организации, които използват касовия метод за определяне на приходите и разходите. За фирми, които изчисляват данък върху дохода на базата на текущо начисляване, изчислението се основава на натрупаната сума на разходите за труд.

Предимството на този методе, че тъй като при изчисляване на основата за данък върху дохода, приходите / разходите се изчисляват на базата на начисляване, тогава размерът на разходите за труд ще се увеличи през данъчния период (година). В резултат на това според резултатите от годината тези разходи, които се считат за над нормата в началото на годината, също ще бъдат включени в стандартните разходи за гостоприемство.

В същото време този метод има няколко недостатъка.Факт е, че когато се прилага в счетоводството, се формира отсрочен данъчен актив. Освен това този метод може да се използва ефективно само в организации с голям брой служители, където стандартът за развлекателни разходи ще се увеличи значително.

Втори начин: при изготвяне на разчети и бюджети за следващата календарна година, компанията разпределя за гостоприемство сума, равна на 4% от заплатата за предходната година. Тази сума е разпределена по тримесечия.

За предимствата на този методвключват способността да планирате разходите за гостоприемство за бъдещето. Освен това при тази опция няма излишни разходи (т.е. превишаване законно задайте лимитв 4%) като "излизане" от оценката.

Недостатъкът на този методе необходимостта от коригиране на тримесечните ограничения на разходите за гостоприемство нагоре, което може да не е в съответствие с изискванията на организацията за управление на разходите и спестявания.

Трети начин: компанията определя кръга от длъжностни лица, които имат право да провеждат мероприятия за гостоприемство и да поемат съответните разходи, и определя лимити за сумите, които тези служители могат да изразходват.

Като недостатъци на този методможем да подчертаем факта, че разходите за развлечения не са обвързани с данъчни категории, а с просто аритметично изчисление. След това организацията трябва, както в първия случай, да направи изчисления на стандартните и свръхразходите. Освен това упълномощените лица могат да изразходват средства за цели, които не съответстват на представителните, което ще затрудни включването им в разходите, формиращи данъчната основа на дохода.

От горните методи първият и вторият са най-оптималните. Организацията трябва да включи разходите за развлечение в бюджетите и прогнозите (както е описано във втората опция), но в същото време да направи корекции, когато лимитът на разходите се увеличи (в съответствие с първата опция).

Документално потвърждение и икономическа обосновка на разходите за гостоприемство

Потвърждение и документиранеразходи за развлечения

Съгласно член 9 от Федералния закон от 21 ноември 1996 г. № 129-FZ „За счетоводството“ всички бизнес транзакции юридическо лицеследва да бъдат документирани, потвърждаващи легитимността и обосноваността на направените разходи. А извършването на разноски за представителни цели е именно стопанска сделка. Документите, потвърждаващи и обосноваващи представителните разходи, могат да бъдат разделени на домашниИ външендокументация.

За съжаление законодателството не съдържа стандартни формуляри за обработка на гостоприемни разходи от организации. Следователно предприятията трябва самостоятелно да подготвят и одобряват вътрешната процедура за извършване на гостоприемни разходи и формулярите на необходимите документи.

Вътрешни документи, потвърждаващи извършването на гостоприемни разходи са:

• заповед за извършване на разходи за развлекателни цели / - заповед за провеждане на представителна проява;
• представителна програма за събития;
• оценка на разходите за гостоприемство;
• доклад за представителната проява;
• акт за отписване на представителни разходи;
• първични документи, включително тези, потвърждаващи факта на придобиване на стоки за представителни цели;
• първични документи, потвърждаващи плащането на услугите на трети страни;
• договори с трети страни за предоставяне на услуги.

Този списък е в съответствие с изискванията на Министерството на финансите, посочени в писмо от 13 ноември 2007 г. № 03-03-06/1/807.

Заповедта за провеждане на представително събитие (за разходи за развлекателни цели) трябва да посочва датата и мястото на събитието, целта на събитието, името на организацията-контрагент, списъка на лицата, отговорни за провеждането и осигуряването на това събитие, и служителят, на когото е поверен контролът. Поръчката е придружена от програма на представително събитие, която отразява основните етапи и дати на официалното събитие. Програмата се одобрява от ръководителя на организацията.

Много често организациите правят оценки на разходите за развлечения не в контекста на всяко събитие, а се ограничават до прогнози за период (тримесечие, година). За да се оправдае легитимността на приписването на разходите за представително събитие към разходи, които намаляват основата за данък върху дохода, прогнозите трябва да бъдат одобрени от ръководителя на организацията. В разчетите за представителни разходи в контекста на събитията разходите са детайлизирани, но не са разделени на такива, които намаляват или не данъчната основа на дохода.

Пример 2

Приблизителната оценка на разходите за развлечения е както следва.

Заглавието на документа посочва пълното име на организацията контрагент и името на представителното събитие („Преговори за сътрудничество с OJSC ... за създаване на нов двигател“ или „Преговори с банката ... за да разработване на споразумение за съвместно финансиране на проекта” и др.) .
Всяка позиция на разходите е посочена в рубли. В бюджета могат да бъдат включени следните видове разходи:

• транспортни услуги за партньори;
• бюфет обслужване;
• организиране на официално събитие (посочете кое - точно - официална закуска, обяд, прием и др.);
• организиране на свободното време (посочва се името на културното събитие - посещение на театър, мемориално място и др.);
• разходи за закупуване на букети (количеството е посочено);
• разходи за сувенирни продукти (подробно подписани - името и количеството на закупените сувенирни продукти);
• други разходни елементи, ако е необходимо.

Разчетът за представителните разходи е подписан от Главен счетоводителили негов заместник, но одобрен от ръководителя на организацията.

Следната информация трябва да бъде отразена в доклада за представителното събитие:

• дата и място на събитието;
• цел на събитието;
• наименование на организацията контрагент;
• участници в събитието (всички присъстващи, като посочват пълното име и заеманата длъжност);
• резултат от събитието;
• размер и посоки на разходите.

Необходимо е обсъжданите на представителното събитие въпроси да бъдат свързани с основната производствена дейност на организацията. Докладът за събитието се одобрява от ръководителя на компанията.

В акта за включване на разходите за гостоприемство в състава на разходите, с които се намалява основата за облагане с данък върху доходите, се посочват следните данни:

• наименование на разходната позиция;
• дата и име на събитието;
• действителния и максимално установения размер на разходите по разчета;
• ПЪЛНО ИМЕ. и длъжността на лицето, извършило разходите;
• бележка за това дали тези разходи намаляват данъчната основа или не.

Този акт трябва да съдържа точна информация за сумите на направените разходи, закръгляване и приблизителна информация не се допускат. Данните в акта трябва да съответстват на сумите в платежните документи. Актът се одобрява от ръководителя на организацията и се заверява от главния счетоводител. Одобрението на акта от ръководителя на организацията е необходимо изискване на данъчните власти (писмо на Федералната данъчна служба за Москва от 22 декември 2006 г. № 21-11 / 113019@).

В случай на издаване на пари в брой на длъжностно лице под отчета след приключване на представителното събитие се съставя предварителен отчет, към който се прилагат касови и стокови документи. В същото време на гърба на авансовия отчет е задължително да се изброят всички касови бележки. Освен това документите за пари и пратката трябва да съвпадат по отношение на суми, дати и имена, както и брой хора, участващи в събитието. Денят на одобрение от ръководителя на организацията на авансовия отчет е датата на признаване на разходите за развлечения, направени в данъчното счетоводство (подточка 5, клауза 7, член 272 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Друга грешка е прилагането към авансовия отчет на чекове, които съвпадат само по суми, без съгласуване на съдържанието им с транспортните документи.

Пример 3

Организацията в лицето на търговския директор и ръководителя на отдел продажби проведе представително събитие с бизнес партньори. Общо 4 души от двете страни взеха участие в събитието. Представителното събитие се състоеше от бизнес обяд с партньори и бюфет. Разходите възлизат на 4000 рубли. Съгласно авансовия отчет и приложените към него документи разходите са били включени при изчисляване на данъчната основа за облагане на доходите. По време на проверката обаче инспекторите прецениха, че разходите са приписани на намаляването на данъчната основа неоснователно и поискаха данъкът да бъде преизчислен, а също така наложиха глоба на организацията. Причината за налагането на санкции е неправилно оформяне на документи, потвърждаващи разходите. По-специално, когато в преговорите участваха 4 души, сметката от ресторанта беше издадена за 6 души, освен това нямаше меню, заверено от организацията за хранене.

Средствата, изразходвани за закупуване на стоки за бюфет, съответстват само по отношение на суми, но (както установи Федералната данъчна служба) приложените чекове са издадени от строителен магазин.

Ако хранителните продукти са закупени за бюфет по време на преговори или за официално приемане от отговорни лица и са пристигнали в склада, тогава те трябва да бъдат издадени от склада въз основа на товарителници (формуляр № TORG-12) и фактури за вътрешни движение на стоки (формуляр № ТОРГ- 13). Формата и съдържанието на фактурите трябва да отговарят на изискванията, посочени в резолюцията на Държавния статистически комитет от 25 декември 1998 г. № 132.

Да предположим, че по време на представителното събитие домакинът е предоставил транспортни услуги на поканените лица самостоятелно, без участието на трети страни. Тези операции ще бъдат потвърдени с документи за закупуване на ГСМ от отговорно лице с приложени необходимите чекове, пътни листове на автомобили с ясно указание за маршрута. При плащане на гориво и смазочни материали в безкасова форма всъщност издадените сметки и фактури, както и платежните документи на организацията, ще бъдат подкрепящи документи.

Размерът и предназначението на представителните разходи трябва да бъдат документирани и потвърдени с първични документи, които трябва да съответстват на унифицираните формуляри, съдържащи се в албумите. Ако документите не са съставени по стандартния формуляр, те трябва да съдържат следните данни: името и датата на документа; името на организацията, съставила документа; съдържанието на стопанската сделка и нейното измерване в парично и физическо изражение; името на длъжностното лице, отговорно за изпълнението и регистрацията на тази операция, и неговия подпис.

Към първичните документи за доставка трябва да бъдат приложени касови бележки, потвърждаващи факта на плащането. Касовите бележки трябва да съдържат подробности като името и TIN на организацията; сериен номер на KKM; пореден номер на чека; дата и час на продажба на стоки/предоставяне на услуги; цената на покупката/услугата; знак за фискален режим (клауза 4 от Постановление на правителството на Руската федерация от 30 юли 1993 г. № 745 „Правила за използването на касови апарати при извършване на парични разплащания с населението“).

Плащането на представителни събития може да се извърши и с корпоративни пластмасови карти. Организацията може да използва пластмасови карти за плащане на гостоприемски разходи в Руската федерация и в чужбина, както и да получава пари в брой за плащане на гостоприемски разходи (клауза 2.5 от наредбата на Централната банка на Руската федерация от 24 декември 2004 г. № 266-P „Относно издаването на пластмасови карти и транзакциите, извършени с използване на платежни карти“). Документът, потвърждаващ плащането на гостоприемски разходи с пластмасова карта, трябва да съдържа следните задължителни данни: идентификатор на крайното устройство; вид и дата на сделката; сумата и валутата на сделката; код за оторизация; реквизити платежна карта; подписи на картодържателя и касиера, извършил транзакцията.

За да обработва правилно представителните разходи с помощта на корпоративна пластмасова карта, организацията трябва да отговаря на следните условия:

• разработва вътрешни документи, регламентиращи процедурата за работа с корпоративни пластмасови карти, както и кръга от длъжностни лица, които имат право да ги използват за представителни цели;
• осигурява реда за съхранение и отчитане на корпоративни пластмасови карти;
• формализира издаването на корпоративни пластмасови карти по поръчка на организацията.

Също толкова важно е правилно да се съставят договори с трети страни (за транспортни услуги, за предоставяне на бюфетни услуги и официален прием, за заплащане на услугите на преводач).

Услугите на предприятието за обществено хранене за бюфет и провеждане на официален прием се потвърждават от:

• актът на извършване на работа (предоставяне на услуги). Посочените в него дата и място на представителното събитие, броят на участниците, името на контрагента и размерът на разходите трябва да съответстват на данните от договора и други документи, потвърждаващи представителните разходи;
• фактура и фактура-ордер по образец No ОП-20 за плащане в брой, а при продажба на хранителни продукти по банков път - акт по образец No ОП-22;
• меню, заверено от заведението.

Ако в преговорите са участвали преводачи, подкрепящите документи ще бъдат:

• споразумение, съставено в съответствие с изискванията на гражданското право;
• копие от лиценз, позволяващ на специализирана организация да извършва преводачески услуги от чужд език;
• акт за предоставяне на преводачески услуги, подписан от страните. Той задължително трябва да посочва датата, мястото и часа на събитието, личните данни на преводачите, списъка на предоставяните от тях услуги.

Понякога данъчните власти не признават плащането за услугите на преводачи като разходи за развлечение, ако организацията има преводачи на пълен работен ден. Но компанията може да опровергае такова решение, позовавайки се на факта, че управителят самостоятелно решава под каква форма ще се изпълняват определени функционални задължения. Освен това може да прехвърли определени функции на съответната специализирана организация. Арбитрите по този въпрос са на страната на данъкоплатците (Резолюция на FAS MO от 21 юли 2005 г. № KA-A41 / 6715-05).

Пример 4

Голямо предприятие е преговаряло с консорциум от международни кредитни организации за провеждане на IPO на чуждестранни фондови борси. За участие в представителното събитие бяха привлечени преводачи от трета организация. Заплащането на услугите на преводачите възлиза на 100 000 рубли. Но данъчната служба не счете тези разходи за намаляващи данъчна основавърху данъка върху доходите, тъй като организацията имаше агенция за преводи в своя персонал. Въпреки това организацията-данъкоплатец успя да защити позицията си, мотивирайки я с факта, че съществуващите служители се занимават с превод на технически текстове и нямат достатъчно познания в областта на финансовите и инвестиционни преводи.

Ако за представителни цели фирмата е ползвала услугите на специализирани транспортни организации, тогава подкрепящите документи ще бъдат:

• споразумение, изготвено в съответствие с изискванията на гражданското право. В самите договори или в приложение към тях е необходимо да се посочи маршрутът и пробегът на превоза;
• копие от лиценз за извършване на транспортни услуги;
• фактура за плащане на транспортни услуги и фактура;
• копия от пътни листи, в които са посочени маршрутът и изминатият пробег, които трябва да отговарят на данните от договора или приложенията към него.

Последици от незаконно присвояване

Използването на представителни разходи за други цели (други дейности се извършват под покритието на гостоприемски разходи) или прилагането на оправдателни документи, които не съответстват на целите и задачите на гостоприемството, може да има сериозни последици за организацията. данъчни последици. Причината за подобни действия на компаниите е ясна: обеми Париса ограничени и някои разходи трябва да бъдат покрити. Но данъчни проверки няма да влизат в ситуацията и задължително ще се налагат санкции.

Най-често срещаната форма на злоупотреба с разходите за гостоприемство е организирането на празници за вашите служители. Но в същото време организациите забравят не само да съставят правилно необходимите документи, но дори правилно да изчислят разходите и да съставят оценка.

Пример 5

Организацията реши да организира празнична вечер за своите служители. Тъй като в оценката на разходите нямаше позиция за това събитие, беше решено да се организира като представително събитие: провеждане на преговори с изпълнители с цел разширяване на сътрудничеството. По документи на срещата са присъствали 16 души. Разходите за представителното събитие възлизат на 28 000 рубли. При извършената на място данъчна ревизия обаче е установено, че според фактурите, фактурата и менюто от ресторанта в срещата са участвали 32 души (щатът на тази организация). Освен това в доклада за представителното събитие не бяха посочени длъжностните лица на партньорската организация, не бяха посочени целите и резултатите от самото представително събитие. В резултат на това организацията трябваше да представи на данъчния орган актуализиран връщане на данъциданък върху дохода и плащане на санкции.

Друга често срещана грешка е закупуването на храна (чай, кафе, захар, захарни изделия и др.) уж за представителни цели, а всъщност за ръководството на организацията. Най-често това се прави във фирми, в които управителите имат ограничения в размера на представителните разходи. За сметка на тези средства те закупуват храна преди следващото представително събитие и след това прилагат необходимите документи към авансовия отчет. В същото време никой не се замисля за факта, че количеството и асортиментът на закупените чай, кафе, захарни изделия, захар не съответства нито на броя на участниците в представителната проява, нито на нейната продължителност.

Пример 6

Организацията е определила лимит за представителни разходи за главния изпълнителен директор в размер на 40 000 рубли. през годината. За нуждите на бюфета на ръководството на дружеството са закупени 5 кутии кафе, 7 пакета чай, 3 кг захар, 5 кг захарни изделия, 4 кутии бонбони. Разходите за закупуване на продукти възлизат на 2400 рубли. и са записани като разходи за представителна проява, в която са участвали 5 души. В доклада за дейността и оценката на разходите не се споменава обслужване на шведска маса. Получените хранителни стоки не са попадали в склада и не са издавани от склада. В резултат на това организацията трябваше да подаде актуализирана декларация за данък върху доходите на данъчните власти и да плати санкции.

Подобна небрежност беше характерна за 90-те години на миналия век, когато данъците практически не се плащаха, а квалификацията на инспекторите не беше достатъчно висока. Но в момента за контрольорите няма да е трудно да установят нарушение и да анализират документи с лошо качество. Аргументите, че тези продукти са били консумирани не само от служители на организацията, но и от трети страни, не бяха потвърдени в подкрепящите документи. Следователно, в съответствие с член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация, горепосочените разходи не могат да бъдат класифицирани като гостоприемство и трябва да се извършват или по други позиции на разходите, или за сметка на разходи, които не са включени в основата - с данъкна печалба.

Икономическа целесъобразност на развлекателните разходи

За целите на данъчното облагане на печалбите като разходи се признават само икономически обосновани разходи (клауза 1, член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация), т.е. такива, които са насочени към генериране на приходи или са свързани с управлението на организацията. Основателността на гостоприемните разходи се проверява преди всичко според отчетите за събитието.

Съдебна практика

Съгласно постановлението на FAS PO от 1 февруари 2005 г. № А57-1209 / 04-16, при класифицирането на разходите като гостоприемство, на първо място, е необходимо да се вземе предвид резултатът от срещите.

Наличието в доклада на такива неясни формулировки като „беше взето решение за по-нататъшно сътрудничество“, „в резултат на преговори беше постигнато споразумение за откриване на сметка“ и т.н., поставя под съмнение бизнес характера и легитимността на разходите на преговорите.

За да се намали данъчната основа за облагане с данък върху доходите на разходите за провеждане на събитието, е необходимо да се документира, че контрагентът действително е извършил действията, посочени като цел на събитието.

Пример 7

Кредитната институция проведе преговори с потенциален клиент, целта на които беше да му открие разплащателна сметка. Към доклада за представителното събитие са приложени договорът за банкова сметка и счетоводни документи с номер и дата на откриване на сметката.

Организацията проведе представително събитие с промишлено предприятие, предмет на което беше споразумение за доставка на компонентни материали. Договорът за доставка, подписан от страните, е потвърждение на бизнес целта и разумността на намаляването на данъчната основа за разходите за организиране на събитието.

Често при провеждане на представителни събития организациите възприемат доклада като формален отговор. Именно по този документ обаче данъчните инспектори ще преценят дали събитието е имало представителен характер и законосъобразно ли е намалена данъчната основа на дохода.

Не трябва да се забравя, че ако преговорите не са достигнали поставената цел, то направените разходи не могат да бъдат включени в разходите, които намаляват данъчната основа.

Трудни ситуации, възникнали при изпълнението и обработката на разходите за гостоприемство

При извършване и обработка на представителни разходи, сложни и равномерни спорни ситуациипо възможност в действителните представителни разходи да се включат направените разходи, с които се намалява данъчната основа.

Цветя и подаръци

Според Министерството на финансите, ако сувенирни продукти със символи се предават по време на официален прием на представители на контрагента, участващ в преговорите, с цел установяване или поддържане на взаимно сътрудничество, тогава цената му при изчисляване на „доходоносната“ база се счита за гостоприемство разходи и подлежи на нормиране по установения за тази категория ред (писмо от 30 април 2008 г. № 20-12/041966.2). Преди това Министерството на данъците на Руската федерация също се придържаше към подобна позиция (писмо № 02-5-10/51 от 16 август 2004 г.). За служителите на този отдел задължително условие беше наличието на фирмени символи върху представения сувенир.

Вярно е, че има и отрицателни решения, по-специално писмото на Министерството на финансите от 16 август 2006 г. № 03-03-04 / 4/36. В него финансистите посочиха, че разходите за сувенири за представяне на чуждестранна делегация не могат да бъдат взети предвид като представителни разходи, тъй като не отговарят на изискванията на параграф 2 на член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация. Разпоредбите на това писмо се ръководят от данъчните власти при проверка на правилността на включването на разходите за гостоприемство в състава на разходите, които намаляват основата за данък върху дохода. Те не се смущават от факта, че в писмото се обсъжда възможността за представяне на запомнящи се подаръци на чуждестранни представители, т.е. специален случайте покриват целия спектър на проблема.

Арбитражната практика по този въпрос е двусмислена. По този начин някои съдилища смятат, че тези разходи са икономически обосновани и са включени в представителните разходи (Постановление на FAS PO от 1 февруари 2005 г. № A57-1209 / 04-16), но има и такива, които не са съгласни с тях.

В тази ситуация, ако „доставка на подаръци на бизнес партньори“ означава закупуване на сувенири и запомнящи се подаръци, поставяне на символите на организацията върху тях и последваща доставка на бизнес партньори, тогава такива разходи (в съответствие с горните писма от Министерството на финансите и Министерството на данъците) ще бъдат включени в разходите за гостоприемство и ще намалят основата на данъка върху дохода. Основното е подаръците или сувенирите да имат логото на организацията.

Ситуацията с доставката на букети е по-недвусмислена и не в полза на организацията. Закупуването и доставката на цветя не е посочено в нормативните документи за данъчното облагане като един от елементите на представителните разходи. Освен това цветята не са предпоставка за преговори, бизнес срещи. И ако представянето на сувенири или подаръци с фирмени символи все още може да се припише на обичаите на бизнеса в Русия, тогава букетите не попадат в него. Следователно, за да се избегнат конфликти с данъчните власти, цветята трябва да се купуват за сметка на нетната печалба.

Алкохолни продукти

Организацията може да вземе предвид разходите за закупуване на алкохолни напитки, когато облага печалбата като част от разходите за гостоприемство. Тази позиция е изложена в писмо на Министерството на финансите от 16 август 2006 г. № 03-03-04/4/136. По този въпрос също има арбитражна практика, която е положителна за данъкоплатеца.

Съдебна практика

Съгласно решението на FAS SZO от 31 май 2004 г. № A56-34683 / 03, разходите за закупуване на алкохолни напитки, използвани за организиране на банкет, правилно се приписват на разходите за гостоприемство, тъй като параграф 2 от член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация не определя списък с храни и напитки, които не могат да бъдат включени в тези разходи.

FAS UO в решение № F09-2878/05-S7 от 12.07.2005 г. отбелязва, че списъкът на разходите за гостоприемство не е изчерпателен, те могат да включват и разходи за закупуване на алкохолни напитки.

Съществува обаче и доста оригинално становище, посочено в писмото на Министерството на финансите от 09.06.2004 г. № 03-02-05 / 1/49. Така финансистите смятат, че при класифицирането на разходите за покупка на алкохолни напитки като представителни е необходимо това да става в рамките на търговските обичаи. Но в същото време Министерството на финансите не уточни как разбира термина "бизнес практики": количеството, асортимента или цената на алкохолните напитки? Документите на други отдели също не разкриват концепцията за „бизнес обичаи“ по отношение на алкохолните продукти. И данъчното законодателство не установява никакво - регулиране на употребата на алкохолни напитки.

По този начин организациите могат да включат разходите за алкохолни продукти в общата сума на разходите за гостоприемство, които намаляват „доходоносната“ база. Ако фирмата все още се страхува от претенциите на данъчните власти, свързани с противоречия в тълкуването на термина „бизнес практики“, тогава трябва да утвърди нормите за разход на алкохолни напитки за представително събитие и да вземе предвид разходите в съответствие с тях. В същото време в доклада и в акта на събитието не трябва да забравяте да посочите, че алкохолните напитки са сервирани по време на официалния прием или бюфет.

Чай, кафе, захар и сладкарски изделия

В писмо от 24 ноември 2005 г. № 03-03-04/2/119 Министерството на финансите обяснява, че разходите за закупуване на чай, кафе, сладкиши, бисквити, предлагани на клиентите, не намаляват данъчната основа, тъй като са не са свързани с представителни разходи. Това писмо обаче не отговаря точно на темата за представителните разходи.

Ако чай, кафе, сладкарски изделия се закупуват за лечение на клиенти и бизнес партньори не по време на бизнес събития, тогава такива разходи всъщност не намаляват основата на данъка върху дохода. В този случай покупката им трябва да бъде платена за сметка на нетната печалба.

Въпреки това, параграф 2 от член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация споменава "обслужване на шведска маса по време на преговори". Може да се извърши както от специализирана организация, така и от самата фирма, която провежда представително събитие. За предоставяне на бюфет е необходимо закупуване на хранителни продукти, за които предприятието трябва да утвърди разходни норми. Закупуването на продукти трябва да се вземе предвид в оценката на представителното събитие и ако те са закупени по-рано, тогава тяхното изваждане от склада трябва да бъде отразено. В доклада и в акта на проведеното представително събитие следва да се посочи, че по време на официалния прием е извършено обслужване на бюфет, количеството и асортимента на хранителните продукти.

И какво друго?

Данъчното законодателство позволява някои други категории разходи да бъдат включени в разходите за гостоприемство. По-специално разходите за закупуване на охладители с питейна вода, тъй като това отговаря на изискванията на параграф 22 от параграф 1 и параграф 2 от член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация. Предпоставка за това е инсталирането на охладители в заседателните зали и в помещенията, където компанията провежда официални представителни събития.

Ако срещите и преговорите се провеждат в барове и ресторанти, разходите могат да бъдат включени в гостоприемството само ако посоченото посещение е имало официален характер - било е планирано и отразено в програмата на гостоприемството.

Съдебна практика

Съгласно резолюцията на FAS MO от 12 септември 2005 г. № KA-A40 / 8426-05, разходите за посещение на ресторанти, кафенета, барове могат да бъдат включени в разходите за гостоприемство, при условие че събитието е от официален характер.

Ако храненето в ресторанти, кафенета, барове не е от официален характер, тогава цената му не може да бъде включена в разходите за гостоприемство. Подобна позиция е изразена в писма на Министерството на финансите от 5 април 2005 г. № 03-03-01-04/1/157 и Федералната данъчна служба за Москва от 23 декември 2005 г. № 20-12/95338.

Ел Ей Елина, икономист-счетоводител

Гостоприемство: ходене по работа

Писмата на Министерството на финансите, споменати в статията, можете да намерите: раздел „Финансови и кадрови консултации” на системата ConsultantPlus

За поддържане на установени бизнес отношения, както и за установяване на нови, компаниите често организират срещи с бизнес партньори – независимо дали са доставчици или клиенти. При осчетоводяването на разходите за такива срещи най-важното е изрядната документация.

Ще разгледаме счетоводството само по метода на начисляване.

Опростителите не могат да вземат предвид разходите за развлечения за данъчни цели, тъй като те не са в затворения списък с разходи Писмо на Министерството на финансите от 11 октомври 2004 г. № 03-03-02-04/1/22.

Определяне кои разходи са свързани с гостоприемството

За данъчни цели представителните разходи включват тези разходи, които са свързани с официалния прием и/или обслужване суб. 22 т. 1, т. 2 чл. 264 Данъчен кодекс на Руската федерация:

• лицаи представители на организации, участващи в преговори с цел установяване и/или поддържане на взаимно сътрудничество a Писма на Министерството на финансите от 03.06.2013 г. № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 г. № 03-03-06/1/351;
• участници, пристигнали на заседания на съвета на директорите (управителния съвет) или друг управителен орган на дружеството.

КАЗВАНЕ НА МЕНИДЖЪРА

От данъчна гледна точка ще бъде по-безопасно, ако нерезидентипредставители контрагентите сами ще плащат за пътуването и настаняването си.Ако поканената компания плати такива разходи, данъчните власти със сигурност няма да позволят те да бъдат отчетени като разходи за гостоприемство.

Официален прием означава закуска, обяд, вечеря или друго подобно събитие.

А услуга означава:

• транспортиране на участниците до мястото на провеждане на представителното събитие и обратно (не може обаче да се вземе предвид като представителни разходи за заплащане на самолетни и железопътни билети и разходите, свързани с доставката на пристигналите на събитието от гарата до хотел, както и разходи за настаняване Писмо на Федералната данъчна служба № 04-1-02/306@ от 18 април 2007 г.);
• бюфет обслужване по време на преговори. Данъчният кодекс не съдържа списък с храни и напитки, разходите за които не могат да бъдат включени в разходите за гостоприемство. Следователно разходите за алкохолни напитки, закупени за официални събития, също могат да бъдат включени в разходите за гостоприемство. Писмо на Министерство на финансите от 25 март 2010 г. № 03-03-06 / 1/176; Постановление на Федералната антимонополна служба № А55-14189/2012 от 15 януари 2013 г.;
• заплащане на услугите на преводачи, които не са част от персонала на организацията, за осигуряване на превод по време на представителни събития.

Представителните разходи могат да бъдат взети предвид, дори ако в края на срещата не е подписано желаното споразумение или договор. В крайна сметка Данъчният кодекс не поставя възможността за признаване на разходите за гостоприемство в зависимост от ефективността на събитието. параграф 2 на чл. 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация; Укази на Централния орган на FAS от 27 август 2009 г. № A48-2871 / 08-18; FAS UO от 23 декември 2008 г. № Ф09-8529 / 08-С2.

Разходи, насочени към повишаване на лоялността на клиенти, доставчици или други организации и лица, но не отговарящи стриктно на определението за представителни разходи, дадено в Данъчния кодекс, по-добре е да не наричате представителни разходи в счетоводството си Постановление на FAS MO от 23 май 2011 г. № KA-A40 / 4584-11. По-безопасно е да ги отчетете като разни разходи. суб. 49 ал.1 на чл. 264 Данъчен кодекс на Руската федерация. Този подход не само ще предотврати евентуални разногласия с инспекторите, но и ще ви позволи да вземете предвид разумните си разходи без никакви ограничения в данъчното счетоводство. Например, разходите за чай, кафе и сладкиши, които секретарят третира на клиентите, посещаващи офиса, не могат да бъдат причислени към развлекателни разходи. Писмо на Министерството на финансите от 12.05.2010 г. № 03-03-06/1/327.

Понякога организациите вземат предвид разходите за провеждане на корпоративни празници, например Нова година, 8 март или 23 февруари, като част от развлекателните разходи. Такива разходи обаче са свързани с развлечения на служителите, така че не могат да бъдат взети предвид при изчисляване на данъка върху дохода, нито като гостоприемство, нито като други други разходи в параграф 2 на чл. 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация; Писмо на Министерството на финансите от 11 септември 2006 г. № 03-03-04/2/206.

Но ако представители на изпълнители бяха поканени на развлекателно събитие и целта на провеждането му е подобряване на бизнес връзките и поддържане на сътрудничество, ще бъде възможно да се настоява в съда, че разходите за провеждане на такова събитие са представителни. Постановление на FAS UO от 19.01.2012 г. № F09-9140 / 11. Но рискът от спор с инспектората остава.

Срещата може да бъде променена

Мястото на официалния прием може да изберете по ваш вкус. Това може да бъде вашият офис, бизнес център, ресторант или кафене. Но не трябва да давате повод на инспекторите да се съмняват, че срещата е организирана с бизнес цел. Например, инспекторите могат да имат претенции за разходите за организиране на среща в театър, сауна, воден парк, билярд клуб или боулинг център (особено ако нямат ресторантьорско обслужване).

Времето на преговорите не оказва влияние върху данъчното осчетоводяване на разходите за гостоприемство. Преговорите могат да се водят в извънработно време и дори през почивните дни.

Съставяне на оправдателни документи

Данъчният кодекс не съдържа строг списък от документи, потвърждаващи разходите за гостоприемство. Според Министерството на финансите ще помогна за потвърждаването им Писмо на Министерството на финансите от 10 април 2014 г. № 03-03-РЗ / 16288:

• първични документи, потвърждаващи цената на закупените стоки и услуги, използвани за представителни събития, по-специално тези, които са приложени към отчета за разходите, ако служителят е платил в брой (договори, фактури, фактури, актове, фактури, чекове от касови апарати, разписки от продажби, други платежна документация);
• отчет (одобрен от ръководителя) за проведеното увеселително събитие и разходите за него. Няма да е излишно да посочим резултатите от него. Това може да бъде например или подписване на протокол за намерение за сключване на споразумение в бъдеще, или просто установяване на доверителни бизнес отношения.

Данъчната служба е солидарна с Министерството на финансите и пояснява: всеки документ може да бъде съставен, основното е, че от съдържанието му следва, че конкретните документирани разходи на организацията са свързани с провеждането на представителни събития Писмо на Федералната данъчна служба от 08.05.2014 г. № GD-4-3/8852.

По-рано Министерството на финансите настоя, че допълнително е необходима заповед на ръководителя за провеждане на представително събитие и разчет за разходите за гостоприемство. Писма на Министерството на финансите от 22 март 2010 г. № 03-03-06 / 4/26, от 13 ноември 2007 г. № 03-03-06 / 1/807. Въпреки това, като част от подобряването на данъчната администрация, броят на документите, потвърждаващи представителните разходи, е намален с т. 10 разд. IV план, утв. Постановление на правителството от 10 февруари 2014 г. № 162-р.

Все пак е по-добре да напишеш доклад. Формата му е произволна. Предлагаме ви образец на такъв отчет.

ОДОБРЯВАМ
Генерален директор на ООО "Красная Смородинка".

Доклад за официалното приемане на представители на Lyubimiye Sady LLC

Официалният прием на представителите на ООО "Любимие Сади" се състоя на 21 април 2014 г. Мястото на преговорите е Москва, Ленински проспект, 38, банкетната зала на ресторант "Спутник".

На приема присъстваха:
- представители на Lyubimiye Sady LLC - 7 души, включително изпълнителен директорЮ.И. Велебужски;
- представители на ООО "Красная Смородинка" - 8 души, включително генерален директор Е.В. Слейман. Няма нужда да изброявам присъствалите на официалния банкет. В НК няма такива изисквания. Но в доклада за официалния банкет не би било излишно да се посочи броят на присъстващите представители на контрагентите и потенциалните клиенти

В резултат на официалния прием беше подписан договор за доставка на нов продукт - сок Юбилейный. Също сключен допълнително споразумениекъм действащия договор No 1168/2013 г. за доставка на продукти.

Общата сума на разходите за провеждане на представително събитие възлиза на 47 000 рубли, включително:
- за наемане на банкетна зала - 10 000 рубли;
- за закупуване на храна и напитки - 37 000 рубли.

Приложено е копие от касова бележка за ресторантьорско обслужване. Ако разходите за провеждане на представително събитие са били платени в брой, оригиналните документи, потвърждаващи това плащане (проверка на CCP, формуляр за строга отчетност), трябва да бъдат приложени към авансовия отчет на служителя, който е платил разходите за събитието в брой.

Данъчно счетоводство: стандарт за печалба и ДДС

Данъчното счетоводство на разходите за гостоприемство се състои от три етапа.

ЕТАП 1.Разглеждаме разходите за гостоприемство за текущия месец (тримесечие).

Датата на признаване на разходите за гостоприемство се определя:

• <если>събитието е заплатено по безкасов начин - т.е. като датата на одобрение на доклада за представителното събитие и алинея 1 на чл. 272 Данъчен кодекс на Руската федерация;
• <если>представителните разноски са платени от служителя в брой – тогава като по-късната от двете дати т. 1, подр. 5 т. 7 чл. 272 Данъчен кодекс на Руската федерация:

• <или>дата на одобрение на доклада за събитието;
• <или>дата на одобрение от ръководителя на авансовия отчет.

СТЪПКА 2.Откриваме каква част от разходите за гостоприемство могат да бъдат взети предвид текущ периодвъз основа на стандарта - 4% от начислените разходи за труд (изброени в член 255 от Данъчния кодекс на Руската федерация) за текущия отчетен / данъчен период параграф 2 на чл. 264, ал. 4 на чл. 272 Данъчен кодекс на Руската федерация.

Моля, имайте предвид, че както сумата на разходите за гостоприемство, така и сумата на разходите за труд по време на нормализирането трябва да се определят на базата на текущо начисляване от началото на годината параграф 7 от чл. 274, чл. 315 Данъчен кодекс на Руската федерация. И ако част от разходите за гостоприемство не се вземат предвид през едно тримесечие, с голяма степен на вероятност те могат да бъдат (поне частично) взети предвид през следващото тримесечие на същата календарна година.

СТЪПКА 3.Приемаме ДДС за приспадане на разходите за гостоприемство, отчетени в рамките на стандарта, като разходи за текущия период.

Ако продавачите са представили входен ДДС върху всички разходи за гостоприемство, тогава формулата за изчисляване на частта от данъка, която може да бъде приспадната, е следната (обърнете внимание, че всички суми се вземат на базата на начисляване от началото на годината).

Но това се случва доста рядко. И ако за някои разходи продавачите представиха входен ДДС, а за други нямаше входен данък, тогава е по-изгодно да се върви по друг начин. Да приемем, че при изчисляване на данък върху дохода в границите на стандарта, вие вземате предвид, на първо място, онези разходи, които са придружени от входящ ДДС. НК не забранява подобен подход. Основното е, че представеният за приспадане данък трябва да бъде свързан с разходите, приети при изчисляване на данъка върху дохода параграф 7 от чл. 171 Данъчен кодекс на Руската федерация.

Ако размерът на представителните разходи е в рамките на нормата Повече ▼сумата на разходите, за които продавачът е представил входен ДДС, тогава целият входен ДДС върху разходите за гостоприемство може да бъде приспаднат.

В различна ситуациянеобходимо е изчисление, за да се изчисли сумата за приспадане. Нека дадем пример, който е подходящ в повечето случаи. Отново, всички суми в него се считат с натрупване от началото на годината.

Тъй като разходите за развлечения трябва да се нормализират на базата на текущо начисляване от началото на годината, може да се окаже, че можете да приспаднете ДДС върху тези разходи частично през едно тримесечие и частично през друго (когато разходите престанат да бъдат излишни за целите на данъка върху печалбата ). По-специално, поради факта, че през годината фондът за заплати се увеличава и става възможно да се вземе предвид в "доходоносните" разходи допълнителна сума стандартизирани разходи Писмо на Министерството на финансите от 6 ноември 2009 г. № 03-07-11/285.

внимание

ДДС върху допълнителните разходи за гостоприемство не може нито да бъде приспаднат, нито взет предвид в данъчните разходи.

Ако в края на годината част от входящия ДДС върху разходите за гостоприемство, които не се вписват в „печелившия“ стандарт, остана неподлежаща на приспадане, тогава в данъчното счетоводство такава сума на ДДС не може да се вземе предвид като независим разход. алинея 1 на чл. 170, чл. 270 Данъчен кодекс на Руската федерация.

За нормализиране на разходите за гостоприемство и изчисляване на приспадания ДДС е по-добре да създадете регистър за изчисление на данъци. Може да бъде например така.

LLC "Червено френско грозде"
одобрен формуляр. Заповед № 25 от 20.12.2013г

Регистър-изчисляване на разходите за гостоприемство
за 20 14 година Формата на предложения регистър предвижда нормиране на представителните разходи през цялата година. Той обаче трябва да се попълва в края на всяко тримесечие за тези платци на данък върху доходите, които имат отчетни периоди - тримесечие, шест месеца и 9 месеца.
Ако отчетните периоди са месец, 2 месеца и т.н., колоната в регистъра за изчисления трябва да е по-голяма (сумата на нормализираните разходи за гостоприемство трябва да се изчислява в края на всеки отчетен период и в края на годината) Изкуство. 285 Данъчен кодекс на Руската федерация

номер на ред	Индекс	Сума, търкайте.
		I четвърт	половин година	9 месеца	година
1	Сумата на разходите за последното тримесечие на текущия отчетен/данъчен период	240 000	90 000	30 000
1а	Включително сумата на разходите, за които продавачът е внесъл ДДС	160 000	40 000	10 000
2	Размерът на разходите за отчетния / данъчен период, изчислен на база начисляване от началото на годината (ред 1 + ред 2 за предходния отчетен период)	240 000	330 000	360 000
2а	Включително сумата на разходите, за които продавачът е представил ДДС (ред 1а + ред 2а за предходния отчетен период)	160 000	200 000	210 000
3	Размерът на входящия ДДС, свързан с разходите за гостоприемство през последното тримесечие на текущия отчетен/данъчен период	28 800	7 200	1 000
4	Размерът на входящия ДДС, свързан с разходите за гостоприемство за текущата година (ред 3 + ред 4 за предходния отчетен период)	28 800	36 000	37 000
5	Сумата на разходите за труд, изчислена на натрупана база от началото на годината	3 000 000	3 900 000	6 000 000
6	Стандарт за представителни разходи - максимално допустимата стойност за данъчни цели (страница 5 x 4%)	120 000	156 000	240 000
7	Размерът на разходите за отчетния период, приет за данъчни цели (по-ниската стойност на показателите, отразени на стр. 6 и на стр. 2) Сумите на разходите за гостоприемство са включени в калкулацията на ред 040 „ непреки разходи- общо” от Приложение № 2 към лист 02 от декларацията за облагане на доходите за съответния отчетен/данъчен период.	120 000	156 000	240 000
8	Сумата на разходите, приети за данъчни цели през последното тримесечие (стр. 7 - стр. 7 за предходния отчетен период на текущата година)	120 000	36 000	84 000
9	Размерът на входящия ДДС, подлежащ на приспадане от началото на годината: <если>страница 2a ≤ страница 7, след това страница 4; <если>страница 2a > страница 7, след това страница 4 x страница 7 / страница 2a	21 600	28 080	37 000
9а	Размерът на входящия ДДС, подлежащ на приспадане през последното тримесечие (стр. 9 - стр. 9 за предходния отчетен период)	21 600	6 480	8 920

Лицето, отговорно за съставянето на регистъра, клауза 20 PBU 10/99. Те се отразяват по сметка 44 "Разходи за продажби" или по сметка 26 "Общи разходи":

• <или>на датата на одобрение на авансовия отчет - ако служителят е докладвал за изразходваните парични средства след представителното събитие;
• <или>на датата на приключване на събитието и одобряване на отчета за него - ако служителят е докладвал за разходите преди тази дата.

КАЗВАНЕ НА МЕНИДЖЪРА

срещапо-добре с конкурентите не организирайте в театри, сауни и различни развлекателни заведения,където няма ресторантьорско обслужване. Инспекторите ще сметнат разходите за такава среща за неразумни и няма да допуснат да бъдат взети предвид при изчисляване на данъка върху доходите.

В ситуация, в която организацията прилага PBU 18/02 в счетоводството и част от разходите за гостоприемство надвишава данъчния стандарт, ще е необходимо да се начисли отсрочен данъчен актив (дебит на сметка 09 „Отсрочени данъчни активи“ - кредит на сметка 68 „Изчисления за данъци и такси", подсметка " Изчисления на данък върху доходите). Ако през следващите тримесечия на същата календарна година стане възможно да се признае в данъчното счетоводство допълнителна част от разходите, които преди са били над нормата, тогава отсроченият данъчен актив ще трябва да бъде намален чрез обратно записване.

Ако в края на годината остане част от разходите, които не могат да бъдат признати данъчно счетоводно, можете да направите това с нея:

• <или>изплаща салдото на SHE чрез осчетоводяване в дебита на сметка 68 и кредита на сметка 09 и начислява постоянно данъчно задължение в дебита на сметка 99 „Печалба и загуба“ (подсметка „Постоянно данъчно задължение“) в кореспонденция с кредит на сметка 68 за същата сума клауза 7 PBU 18/02;
• <или>отпишете салдото на SHE по сметка 99 „Печалби и загуби“ (както в случай на освобождаване от актива / пасива, за който е начислен поради факта, че отписаната сума няма да повлияе на облагаемата печалба както на текущата, така и на последващи отчетни периоди) клауза 17 PBU 18/02. Този метод е по-прост, но не е напълно правилен (защото няма освобождаване от актива/пасива като такъв). Въпреки това, общият размер на данъка върху доходите според счетоводните данни ще бъде същият като в предишния вариант за осчетоводяване.

При отписване в края на годината за разходи на сумата на ДДС, свързана с прекомерни разходи за гостоприемство, е необходимо да се отрази постоянното данъчно задължение по дебита на сметка 99 и по кредита на сметка 68 (подсметка „Изчисления за приходи“ данък") клауза 7 PBU 18/02.

Ако срещите на ръководството с представители на контрагентите не са формализирани като официални развлекателни събития, инспекторите най-вероятно ще ги разглеждат като лични срещи на директора. И възстановяването на разходи за такива лични срещи не се счита за гостоприемство. Писма на Министерството на финансите от 16 ноември 2009 г. № 03-03-06 / 1/759, от 1 ноември 2010 г. № 03-03-06 / 1/675. Освен това възстановяването на ръководителя на личните му разходи трябва да се счита за плащане на доход към него. Изкуство. 209 Данъчен кодекс на Руската федерация. Това означава, че организацията трябва да изчисли данъка върху доходите на физическите лица от тази сума (тя трябва да бъде удържана от други изплатени доходи) и да натрупа застрахователни премии.

Какво е представителен разход? Може би всяка организация рано или късно се сблъсква с тях. Как правилно да осчетоводите разходите за гостоприемство в счетоводството, какви осчетоводявания трябва да направите? Каква е разликата между данъчното счетоводство и счетоводството по отношение на този вид разходи? Нека разгледаме тези проблеми по-подробно в статията по-долу.

Според Данъчния кодекс на Руската федерация гостоприемството е разходът за официално посрещане или обслужване на лица, представляващи други институции, участващи в преговори с цел поддържане или установяване на сътрудничество, както и участници, пристигнали на заседание на управителния орган.

Представителните разходи включват:

• разходи, свързани с деловия прием (закуска, обяд и др.);
• транспортна доставка до мястото на провеждане на представителното събитие и обратно;
• бюфет обслужване по време на преговори;
• заплащане на услугите на преводач, който не е в щат на данъкоплатеца, за превода по време на представително събитие.

В счетоводството такива разходи се вземат предвид изцяло и се отразяват в броя на разходите за обичайни дейности през отчетния период, когато са извършени.

Отчитане на разходите за гостоприемство

Представителство - разходи за обичайни дейности и се отписват или в дебит на сметката. 44 или по сметка 26.