1.Виды учета. Учетные измерители. Предмет и метод бухгалтерского учета. Элементы метода. Информационная система «Учет»

Учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации об имуществе, обязательствах организации, о функционировании внешней среды для управления предприятием. По своей сущности учет является экономической информационной системой, своеобразным “языком бизнеса”, позволяющим описать и предоставить для оценки и анализа достоверную информацию о финансово-хозяйственной деятельности и финансовом положении предприятия. Кроме этого учет дает необходимую информацию для исчисления налогов и сборов. Правильно поставленный и хорошо организованный учет на предприятии – это прежде всего поддержка принятия экономически обоснованных управленческих решений, а также надежная защита от финансовых рисков.

Можно выделить несколько функций учета:

1. количественное отражение и качественная характеристика фактического состояния и результатов хозяйственной деятельности объекта управления.

2. контроль за состоянием объекта управления. Контрольная функция учета призвана обеспечить контроль за состоянием объекта управления в соответствии с заданной целью; за экономической целесообразностью хозяйственных операций; за правовой обоснованностью хозяйственных операций; за сохранностью имущества предприятия.

3. предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

4. обеспечение информацией различных групп пользователей, связанных теми или иными отношениями с управляемым объектом, и их активное вовлечение в процесс управления.

Измерителями учета могут быть натуральный, трудовой, денежный.

В зависимости от технологии сбора, регистрации и обобщения информации учет делится на виды:

1. оперативный – ограничен во времени и прерывен, осуществляется на местах работы, данные используются для повседневного текущего контроля.

2. статистический – изучает явление, носящее массовый характер.

3. бухучет – сплошное , непрерывное , взаимосвязанное отражение хозяйственных операций на основании документов.

4. налоговый учет – система обобщения информации для определения базы по налогу на основе первичных документов. Понятие “НУ” введено НК РФ от 25.01.02.

Оперативный (оперативно-технический) учет представляет собой систему текущего наблюдения и контроля за отдельными хозяйственными явлениями и процессами непосредственно в момент их совершения. Отличительная черта этого вида учета заключается в быстром и своевременном получении информации, необходимой для текущего оперативного руководства. Данные оперативного учета получают из первичных документов, передают устно, по телефону, телеграфу и др. Это могут быть сведения о выпуске продукции за смену, сутки, об использовании рабочего времени и оборудования за каждый день.

Показатели оперативного учета используются не только на предприятиях, но и в вышестоящих организациях.

Оперативный учет на предприятиях ведется работниками. Он осуществляется сотрудниками отделов: планового, снабжения, маркетинга, кадров. При этом для отражения информации чаще применяются натуральные и трудовые измерители.

Бухгалтерский учет осуществляется специальной службой предприятия – бухгалтерией. Бухгалтерский учет по сравнению с другими видами хозяйственного учета имеет ряд особенностей:

является сплошным и непрерывным во времени, т.е. осуществляется сплошное наблюдение хозяйственных процессов и явлений;

строго документирован. Это означает, что каждая операция должна отражаться в бухгалтерском учете только на основании документов, что придает ему юридически доказательную силу;

использует специфические приемы и способы обработки учетных данных, например, систему счетов, двойную запись операций на счетах, бухгалтерский баланс, калькулирование и др.;

применяет все три вида измерителей, но особо важную роль играет денежный измеритель, так как он обеспечивает получение обобщающих показателей; организуется в рамках отдельных хозяйствующих субъектов.

Статистический учет (статистика) служит для отражения массовых социально-экономических явлений в целях обобщения, изучения и выяснения их закономерностей.

Статистика использует для своих обобщений данные оперативного и бухгалтерского учета, а также сама организует самостоятельные наблюдения в виде переписей, статистической отчетности, сплошных и выборочных обследований. На основе этих сведений изучается развитие отдельных отраслей, экономических районов, народного хозяйства в целом. Статистический учет ведется и на предприятиях для получения первичных, сводных и обобщенных данных.

Статистические данные регулярно публикуются в печати. Статистика использует все три вида измерителей в зависимости от содержания изучаемых явлений.

Налоговый учет представляет собой систему регистрации и обобщения информации о совершаемых налогоплательщиком операциях, приводящих к возникновению доходов или расходов, учитываемых при исчислении налоговой.

Организация системы налогового учета подразумевает определение совокупности показателей, прямо или косвенно влияющих на размер налоговой базы, критериев их систематизации.

Объекты налогового учета – имущество, обязательства и хозяйственные операции организации, стоимостная оценка которых определяет размер налоговой базы или последующих периодов.

Единицы налогового учета – те объекты налогового учета, информация о которых используется более одного отчетного (налогового) периода.

Налоговый учет был введен налоговым кодексом 25.01.02г.

Нормативно-правовая база.

Основными целями законодательства РФ о бухгалтерском учете являются:

• обеспечение единообразного ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых предприятием;
• составление и представление сопоставимой и достоверной информации об имущественном положении предприятий и их доходах и расходах.

Документы, регламентирующие бухучет входят в систему нормативного регулирования. Эта система содержит 4 уровня.

1. ФЗ, Указы Президента, ПП. Например, 21.11.96 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (в ред. от 03/11/2006), новая редакция этого закона предусматривает обязательную аттестацию бухгалтеров, проведение аудита.

2. Нормативное регулирование. Например, “Приказ Минфина РФ от 30.03.2001 № 26н «Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ6/01) в последней редакции от 27.11.2006 № 156н.

4. Внутренние финансовые документы по бухучету конкретной организации. Например, Приказ по учетной политике организации определяет прием и способы бухучета.

Предмет и методы бухучета.

Предмет – финансово-хозяйственная деятельность организации.

Метод – система взаимосвязанных способов или элементов регистрации информации об объектах бухучета;

Ведение БУ посредством использования различных способов и приемов.

1) Документация. Бухгалтерский документ – материальный носитель данных об объекте учета, который позволяет юридически доказать право и факт совершения хозяйственной операции. Перечень обязательных реквизитов бухучета указан в ФЗ “О бухучете”.

2) Инвентаризация – способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным БУ. Проводится с целью обеспечения достоверности показателей БУ и сохранности имущества.

Инвентаризации подлежат основные средства, товарно-материальные ценности, денежные средства, расчеты и т.д.

Проводится в определенные сроки, при смене материально-ответственных лиц, по требованию аудиторов, налоговых органов и т.д.

3) Оценка – способ, с помощью которого хозяйственные средства получают денежное выражение.

В целях сопоставимости оценки имущества и его источников (для отражения в балансе), она должна проводиться единообразно на всех предприятиях, что достигается соблюдением установленных положений и правил оценки.

4) Система счетов – способ учета и контроля за движением имущества и хозяйственными операциями. Счета по отношению к балансу делятся на активные и пассивные.

Активные отражают операции, в результате которых изменяются средства (основные, денежные).

Пассивные фиксируют операции, в результате которых изменяются источники (поставщики, персонал, прибыль).

5) Двойная запись – способ регистрации системы хозяйственной операции на счетах бухучета. Правило двойной записи – каждая хозяйственная операция должна быть записана дважды: в Дебет одного счета и в Кредит другого. Счета затрагивающие данные операции называются корреспондирующие, а взаимосвязь счетов называется корреспонденцией.

6) Бухгалтерский баланс . Баланс – (от фр. Balance, лат. Bilanx – имеющий две весовые чаши) равновесие, уравновешивание. Баланс представляет собой способ отражения имущества, капитала и обязательств на определенную отчетную дату. В основу баланса положена классификация хозяйственных средств. Хозяйственные средства делятся на два вида:

1. По составу и размещению – актив (внеоборотные и оборотные).

2. По источникам формирования – пассив (капитал и резервы, долгосрочные обязательства, краткосрочные обязательства).

Общий итог баланса обозначают как валюта баланса.

7) Отчетность . Система данных об имущественном и финансовом положении аптеки и результатах ее хозяйственной деятельности, составленная на основе данных бухучета за определенный отчетный период. ФЗ от 28.03.02 установлена возможность электронной подписи.

По информации Формы №1 (бухгалтерский баланс) и Формы №2 (отчет о прибылях и убытках) можно сделать экспресс-анализ бухгалтерской отчетности, обозначить удовлетворительность структуры баланса, определить грозит ли предприятию банкротство или нет.

2. Баланс и счета бухгалтерского учета. Типы изменений в балансе. Процедура бухгалтерского учета

Баланс – означает весы, равновесие. То есть итог валюты актива баланса равен итогу валюты пассива баланса.

Виды балансов:

– по времени составления;

– по объему информации;

– по способу очмстки;

– по характеру деятельности.

Балансовое обобщение предполагает синтетический характер информации, позволяющий свести показатели, отдельные информационные взаимосвязи в едином измерителе в целостную систему обобщенных данных. Основой построения баланса явилась двойственная группировка объектов бухгалтерского учета. Различают два вида баланса: баланс брутто и баланс нетто. В настоящее время в соответствии с международными стандартами используют баланс нетто.

В справке к балансу отражаются ценности, не принадлежащие предприятию, но временно находящиеся в его пользовании и учитываемые на забалансовых счетах.

Типы хозяйственных операций и влияние их на валюту баланса.

1. А + х – х = П – I тип хозяйственной операции, изменения внутри актива, изменяют состав имущества, при этом валюта баланса не меняется.
2. А = П + х – х – II тип хозяйственной операции, изменения внутри пассива баланса, меняются источники формирования имущества, при этом валюта баланса не меняется.
3. А + х = П + х – III тип хозяйственной операции, увеличение на одну и туже величину актива и пассива баланса, при этом валюта баланса увеличивается.
4. А – х = П – х – IV тип хозяйственной операции, уменьшение на одну и ту же величину актива и пассива баланса, приэтом валюта баланса уменьшается.

Счет – это способ группировки информации в результате хозяйственной деятельности. Существуют следующие типы счетов:

1. Активные счета . На них ведется учет средств организации, их движения.
2. Пассивные счета. На них учитываются источники формирования имущества, их движения.
3. Активно-пассивные счета. Они имеют признаки как активных, так и пассивных счетов и служат для отражения расчетных операций, где одновременно могут возникать дебиторская и кредиторская задолженности.

Каждая хозяйственная операция, исходя из ее экономического содержания, затрагивает два объекта учета, т.е. она имеет двойственный характер.

Двойная запись заключается в том, что одна и та же сумма отражается дважды: в дебет одного счета и в кредит другого счета. Метод двойной записи имеет большое контрольное значение т.к. одна и та же хозяйственная операция в равной сумме отражается дважды, поэтому расхождений сумм по обороту не должно быть сразу выявляется ошибка и устанавливается ответственный за нее.

По степени детализации учета счета подразделяются на синтетические, аналитические и субсчета.

Прежде чем приступить к составлению баланса, следует проконтролировать правильность записей на счетах, составив оборотную ведомость.

План счетов – систематизированный перечень счетов бухучета, в основе которого используется классификация счетов по их экономическому содержанию. Он содержит восемь разделов:

1 раздел – внеоборотные активы;

2 раздел – производственные запасы;

3 раздел – затраты на производство;

4 раздел – готовая продукция и товары;

5 раздел – денежные средства;

6 раздел – расчеты;

7 раздел – капитал;

8 раздел – финансовые результаты;

Забалансовые счета

3. Учет основных средств и нематериальных активов. Учет производственных запасов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Бухгалтерский учет ОС должен обеспечивать выполнение следующих задач:

• правильное оформление документов и своевременное отражение в учете;
• достоверное определение результатов от реализации и прочего выбытия ОС;
• полное определение затрат;
• контроль за сохранностью ОС.

ОС оцениваются по первоначальной, восстановительной, остаточной стоимости, балансовой, ликвидационной стоимости.

Первоначальной стоимостью ОС, приобретенных за плату признается сумма фактических затрат организации на приобретение, сооружение и изготовление, за исключением НДС.

Фактические затраты на приобретение, сооружение и изготовление ОС:

1. сумм, уплачиваемых организацией в соответствии с договором поставки, купли-продажи;
2. сумм, уплачиваемых организациям за осуществление работ по договору строительного подряда и иным договорам;
3. сумм за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением ОС;
4. регистрационных сборов, государственных пошлин и др. аналогичных платежей, произведенных в связи с приобретением прав на объект ОС;
5. таможенных пошлин и иных платежей и др.

Восстановительная стоимость – это сумма затрат на воспроизводство ОС на момент оценки, т.е. сколько стоит приобрести такой же или аналогичны.

Остаточная стоимость – реальная стоимость объекта на конкретный момент эксплуатации.

Балансовая стоимость – это стоимость, по которой объекты ОС отражены в балансе.

Ликвидационная стоимость – это стоимость, по которой списанный объект можно реализовать, или стоимость, которая относится на убытки при ликвидации ОС.

Амортизация – процесс постепенного перенесения стоимости ОС по мере их износа на производимый продукт или услуги, в целях возмещения их стоимости и накопления денежных средств для последующего полного восстановления.

Амортизируются ОС стоимостью свыше 20 тыс. руб.

Существует 4 способа начисления амортизации:

1. линейный;
2. способ уменьшаемого остатка;
3. споcоб списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования;
4. способ списания стоимости пропорционально объему продукции.

Объекты ОС выбывают из организации в результате:

• продажи (реализации) объекта другому юридическому или физическому лицу;
• списания в случае морального и (или) физического износа;
• передачи объектов ОС в виде вклада в уставный капитал других организаций;
• ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных ЧС;
• передачи по договорам мены, дарения объектов ОС;
• списания объектов ОС, ранее сданных в аренду с правом выкупа и др.

Для определения целесообразности и непригодности объектов ОС к дальнейшему использованию, невозможности или неэффективности его восстановления, а также для оформления документации на списание указанных объектов в организации приказом руководителя может быть создана постоянно действующая комиссия.

Результаты принятого комиссией решения оформляются актом на списание ОС. Акт утверждается руководителем организации. На основании оформленных актов на списание ОС в инвентарной карточке производится отметка о выбытии объекта.

Учет нематериальных активов.

Нематериальны активы – это стоимость объектов, которые не имеют материальную форму, не обладают физическими свойствами, но обеспечивают предприятию возможность получать доход в течение длительного времени, имеют надлежаще оформленные документы, подтверждающие существование самого актива и исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, имеют длительный срок полезного использования, обладают возможностью идентификации, не предназначены для перепродажи

НМА принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости. Дополнительные расходы увеличивают первоначальную стоимость НМА.

Амортизация начисляется исходя из первоначальной стоимости НМА и срока его полезного использования. Срок полезного использования НМА определяется организацией при принятии объекта к бухгалтерскому учету. Определение срока полезного использования НМА производится исходя из: срока действия патента и ожидаемого срока использования этого объекта. По НМА, по которым невозможно определить срок полезного использования, нормы амортизационных отчислений устанавливаются в расчете на 20 лет.

В бухгалтерской отчетности отражаются первоначальная стоимость и сумма начисленной амортизации по видам НМА на начало и конец отчетного года, стоимость списания и прироста, иные случаи движения НМА.

Материально-производственные запасы.

МПЗ – это активы, используемые при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд в течение периода не превышающего 12 месяцев или обычный производственный цикл, а также предназначены для перепродажи.

Основными задачами учета МПЗ являются:

1. Формирование фактической себестоимости запасов.
2. Правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов.
3. Контроль за сохранностью запасов в местах хранения и на всех этапах их движения.
4. Контроль за соблюдением установленных организацией норм запасов.
5. Своевременное выявление ненужных и излишних запасов.
6. Проведение анализа эффективности использования запасов.

Все операции по движению запасов должны оформляться первичными документами, которые должны быть надлежащим образом оформлены.

МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Материалы – это один из видов МПЗ. При приемке материалы подвергаются тщательной проверке. Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения. Приемные акты и приходные ордера должны составляться в день поступления соответствующих материалов на склад или в другие места хранения.

Недостачи и порча учитываются в следующем порядке:

А) Сумма недостачи и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и (или) испорченных материалов на договорную цену поставщика.

Б) недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.

Списываются израсходованный материал на основании фактического или нормативного расхода по акту на списание материалов и относятся на затраты. Учет операций по движению материалов ведется в «карточках учета материалов». Записи ведутся материально-ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения хозяйственных операции.

Учет вспомогательных материалов. Для упаковки и оформления лекарств в процессе их изготовления и отпуска, для внутриаптечной заготовки и фасовки для обработки рецептурной посуды, поддержки санитарного режима в аптеках используются: этикетки, пробки, капсулы и другие материалы.

Оприходование и учет вспомогательных материалов производится также как и других материалов. Списываются израсходованные ВМ по «справке о нормативном расходе материалов» АП-53.

Если выдача ВМ происходит по мере текущей необходимости, то материально-ответственному лицу, необходимо вести ведомости выдачи ВМ по наименованию, количеству, цене, сумме. Бухгалтер в конце месяца подсчитывает общий расход и составляет акт на списание.

Учет лекарственного и растительного сырья. Принимаемое по закупочной цене от населения лекарственное растительное сырье оформляют приемной квитанцией ф. АП-4, которую составляют в трех экземплярах. Эта квитанция является бланком строгой отчетности. Один экземпляр квитанции остается у лица, принявшего сырье, и в конце месяца прилагается к отчету аптеки. Второй экземпляр предъявляется лицом, сдавшим сырье, в кассу, где ему выплачивают заготовительную стоимость сырья. При этом квитанция остается в кассе. Третий экземпляр остается у лица, сдавшего сырье.

При реализации ЛС, должен быть составлен «Акт о переводе ЛС в товар», на основании которого ЛС из группы ценностей Сырье переводится в Товар.

Учет санитарной спецодежды . Санитарно-специальная одежда выдается работникам в порядке, установленным коллективным договором на основе типовых отраслевых норм бесплатной выдачи специальной одежды. Аптечные учреждения обязаны обеспечивать своих работников халатами, колпачками и др.

Выдача работникам и возврат сан-спец одежды должны отражаться в личных карточках. В ней записывается Ф.И.. работника, что было выдано, основание для выдачи, срок носки, дату выдачи и роспись получившего.

Спецодежда, выданная работникам, является собственностью организации и подлежит возврату.

Спецодежду можно учитывать либо как основные средства либо в составе МПЗ. Это зависит от срока ее использования. Стоимость спецодежды, учетной как материалы списываются на себестоимость сразу. Стоимость спецодежды, учтенной как основные средства, амортизируются, если их стоимость свыше 10 тыс. руб, а если она меньше 10 тыс. руб. ее можно списать на затраты сразу при передаче в эксплуатацию.

4. Учет товаров.

Ассортимент, количество и качество, порядок и сроки отгрузки и другие условия поставки определяются договорами поставки. Для получения товара от транспортной организации или поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность установленного образца.

Все организации при продаже обязаны предоставить покупателю счет-фактуру, которые выписываются в двух экземплярах. Поставщик регистрирует счета – фактуры в «Книге продаж». После этого счета-фактуры заносятся в «Журнал регистрации счетов-фактур», подшиваются к нему и хранятся в течение полных 3 лет с даты выдачи.

Покупатель – полученные счета-фактуры регистрирует в «книге покупок» после чего также регистрируются и подшиваются в «Журнале регистрации счетов-фактур» и хранятся полные три года.

Основной вид расхода товара в аптеке – это реализация за наличный и безналичный расчет.

Для учета стоимости экстемпоральной рецептуры используется рецептурный журнал АП-65 или квитанции на заказное изготовление АП-59. При таксировке экстемпоральных рецептов требуется выделить стоимость медикаментов, очищенной воды, тарифа за изготовление. Необходимо из общей реализации выделить ЛС, отпущенные со скидкой или бесплатно.

Все эти показатели отражаются в журнале учета рецептуры АП-71. Для обобщения данных по льготному отпуску составляется «Сводный реестр рецептов на льготный отпуск ЛС» форма №АП-9.

Другой вид производственной деятельности – лабораторные и фасовочные работы. Их учет ведется в «Журнале учета лабораторных и фасовочных работ». По итогам за месяц этого журнала составляется «Справка о дооценке или уценке по лабораторно-фасовочным работам, реализации работ и услуг». Эти данные отражаются и в товарном отчете отдела.

К производственной деятельности относится и изготовление очищенной воды, которая используется для изготовления ЛС. Ее стоимость отражается отдельной строкой в квитанции на заказанное лекарство и в «Журнале учета оптового отпуска и расчетов с покупателями. По итогам за месяц эти данные отражаются в справке АП-12 и товарном отчете.

Затраты аптеки по производственной деятельности покрываются за счет взимания тарифа, который учитывается в тех же документах, где отражается стоимость изготовленных лекарств.

Все расчеты по продаже товаров населению проводятся с использованием ККТ, поэтому основными документами подтверждающими факт реализации товаров населению являются кассовые документы. При отпуске ЛС необходимо выделить продажи с НДС 10% и 18%.

Тара – это вид МПЗ, предназначенных для упаковки, транспортировки и хранения продукции, товаров и других материальных ценностей. Тара принимается к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которая слагается из всех расходов по ее покупке и доставке или затрат на ее изготовление.

Приемка тары от поставщиков и покупателей, отпуск тары на сторону, а также перемещение тары внутри организации оформляются такими же первичными документами, как по учету материалов.

Тара пришедшая в негодность вследствие естественного износа, поломки или порчи, оформляется соответствующим актом. Акт составляется комиссией.

Движение тары оформляется в «Карточке складского учета материалов» по каждому наименованию, номенклатурному номеру в количественном выражении.

В конце месяца материально-ответственные лица, оформляя товарный отчет ТОРГ-29, составляют и «Отчет по таре» ТОРГ-30.

Скорость и качество обслуживания покупателя, оптимизация учета и пополнения товарных запасов, возможность оперативно отслеживать и регулировать уровень розничных цен и многие другие аспекты, влияющие на конечный результат работы аптеки, актуальны всегда. Без учета этих факторов выжить нельзя. Что же тогда говорить о современной ситуации, когда проблема борьбы за покупателя давно уже стала самой насущной. Резко возросло стремление руководителей использовать любую возможность для повышения конкурентоспособности своего бизнеса. В частности, заметно усилился спрос на различные компьютерные и программные решения, позволяющие комплексно автоматизировать весь цикл деятельности аптеки.

Для аптеки как торгового учреждения характерна высокая степень отчетности. Учитывая значительный объем и темпы оборота товара, специфические требования к его хранению и реализации, здесь очень важно наладить быстрый и качественный сбор, обработку и анализ информации, относящийся к коммерческой деятельности аптеки. Сделать это возможно путем внедрения автоматизированных систем управления, позволяющих объединить весь процесс оборота товара - от заказа очередной партии у поставщика и до момента реализации и учета поступающих от нее средств.

Программные продукт представляет собой информационную систему, предназначенную для всеобъемлющего автоматизированного учета и анализа движения всех категорий товара в аптеках или аптечных сетях. Они охватывает все стороны деятельности аптеки и учитывает все особенности ее работы.

Вот какие достоинства системы отмечают работники аптек давно и успешно использующие программный продукт в повседневной практике. Во-первых, это полный учет товаров в реальном времени с ведением необходимой финансовой документации. Вы всегда точно знаете прибыль и остаток товара в любом отделе своей аптеки, можете контролировать закупки, отпуск, ассортимента и розничные цены товара. Естественно все это снижает трудозатраты, упрощает работу провизоров, а руководству аптеки позволяет оптимизировать ассортиментную политику предприятия, избавившись от "балластных" позиций и сведя к необходимому минимуму количество товарных запасов. Скажем, инвентаризацию, при необходимости, можно провести всего за несколько часов. Отчёты, формируемые системой, позволяют своевременно выявлять возможные ошибки, упрощать ведение бухгалтерского учёта и предоставлять аналитическую информацию для руководителя аптеки. Любой отчёт можно составить за несколько минут.

Благодаря автоматизированной системе ускорилась работа провизора-информатора. Информация о наличии ЛС и ценах поступает на городскую справку и в лечебно-профилактические учреждения. Система проста в использовании, это позволяет быстро обучить персонал без отрыва от работы. Кроме того, система предоставляет аптеке большие аналитические возможности для планирования своей деятельности. Например, можно осуществить полный расчет рейтингов всех препаратов за год менее чем за 5 минут. Такая высокая скорость функционирования достигается, в частности, за счет того, что при работе система не создает никаких временных, ненужных файлов, что характерно для многих компьютерных программ. Обычно эти файлы остаются на диске и замедляют работу программы. Сравнительный анализ ассортимента проводится с учетом "точки безубыточности" отдельных групп товаров, определяется структура объемов продаж, рентабельность товарных позиций. Таким образом, становится возможным планировать объемы продаж, товарно-денежные потоки, прибыли и затраты.

Наиболее предпочтительными и выгодными для аптеки является интегрированные программно - аппаратные комплексы, или автоматизированные системы управления. Такие системы позволяют всесторонне учитывать и контролировать финансово-хозяйственную деятельность аптеки или аптечной сети, т.е. формировать полную и достоверную информацию о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия. А это, в свою очередь, означает освобождение руководителей и бухгалтеров от утомительных расчетов, позволяя им полностью сосредоточиться на анализе и планировании бизнеса. На протяжении последних лет разработка информационных продуктов связана с использованием экономико-математических методов для осуществления маркетинговых функций по прогнозированию потребления товаров аптечного ассортимента, а также для тестирования рынка.

Автоматизированная система позволяет обеспечить точное знание прибыли и остатка товара в любом отделе в любой момент времени (это необходимо для того, чтобы свести к минимуму товарный запас на складе, сохраняя при этом неснижаемые запасы медикаментов, установленных специальными перечнями).

С недавних пор в аптеке применяется программный комплекс «Поставщики». Система предназначена для автоматизированного учёта и анализа движения товаров аптечного ассортимента. Она охватывает все стороны деятельности - от прихода товара на склад до его реализации в торговом зале. Эта программа учитывает особенности работы аптеки, позволяя вести предметно-количественный учёт товаров, финансовый контроль и оперативный мониторинг товарных остатков. С помощью программы поддерживаются контакты с поставщиками и проводится актуализация заказа. Быстрое определение реальных остатков - одно из главнейших достоинств. Кроме того, применение кассовых аппаратов с использованием штрихового кодирования в составе программного комплекса упрощает процесс отпуска лекарств и их учёта, значительно облегчает работу провизоров, повышая качество контроля и снижает затраты на ошибки персонала. Поступление товара в аптеку от поставщиков составляет несколько часов.

Аптеки, приобретающие программное обеспечение прекрасно знают, насколько важную роль в этом случае начинает играть сервисное обслуживание. В общем, система решает практически любые задачи современной аптеки. Но главное, как считают ее пользователи, она позволяет делать лекарственную помощь действительно "экстренной".

Одна из особенностей учета в торговых организациях, имеющих сеть филиалов - необходимость структурировать доходы и расходы в разрезе подразделений и видов деятельности. Эта задача иногда осложняется тем, что филиалы осуществляют виды деятельности как облагаемые, так и необлагаемые ЕНВД. В данной статье мы рассмотрим, как эти задачи были решены в МП "Нижегородская аптечная сеть" - крупнейшей сети аптек г. Нижний Новгород. Внедрение было выполнено компанией "ЭКОС", г. Нижний Новгород, на платформе "1С:Предприятие 7.7".

Методология учета

Первоочередной задачей при автоматизации МП "Нижегородская аптечная сеть" было четкое разделение структуры доходов и расходов. Это, в конечном итоге, должно было помочь получить ясную картину прибыльности каждой из аптек в разрезе видов деятельности.

Кроме того, необходимо было обеспечить правильный расчет и начисление налогов, ведь в крупной организации учет, как правило, на порядок сложнее, чем в небольшой фирме, а многоуровневая структура предприятия приводит к усложненным расчетам по распределению затрат и определению доходности подразделений (в МП "Нижегородская аптечная сеть" их около 60-ти.

Предприятие, осуществляющее виды деятельности, облагаемые единым налогом на вмененный доход (далее - ЕНВД) и подпадающие под общий режим налогообложения, сталкивается с проблемой организации учета в рамках двух кардинально отличных друг от друга систем налогообложения. Их совмещение приводит к необходимости распределения как затрат, так и налогов, которые в момент начисления не всегда можно идентифицировать с конкретным видом деятельности.

При анализе структуры центров доходности становится очевидной первая проблема - необходимость нормирования оплаченного "входящего НДС" как по товарам, так и по прочим материальным ценностям и услугам. Стоит заметить, что база нормирования для каждого центра и уровня затрат своя. Анализируя валовую прибыль, в каждом конкретном случае можно определить, какая часть НДС подлежит возмещению:

Дебет 68.2 Кредит 19,

а какая будет включена в себестоимость (по проданным товарам):

Дебет 90.2.2 Кредит 19,

или взатраты (по прочим ТМЦ и услугам):

Дебет 44.1.2 Кредит 19 либо Дебет 26 Кредит 19 .

Основная сложность при неавтоматизированном учете связана с колоссальным объемом данных, которые на крупном предприятии могут многократно перегруппировываться и систематизироваться, прежде чем эту информацию можно будет использовать для принятия решений и составления отчетности.

Подобные проблемы возникают при расчете и начислении налогов с фонда оплаты труда (далее - ФОТ), которые приходится распределять по видам деятельности, облагаемым и необлагаемым ЕНВД. В данном случае наиболее приемлемым решением представляется следующее:

1. в полной мере начислить все налоги с ФОТ на счета затрат вне зависимости от видов деятельности;
2. в конце месяца, когда будет известна валовая прибыль по аптекам в разрезе видов деятельности, сторнировать излишне начисленные налоги в части, приходящейся на виды деятельности, облагаемые ЕНВД.

Проблема усугубляется при начислении взносов на обязательное пенсионое страхование по страховой и накопительной части. Предприятие имеет право уменьшить свои платежи по единому налогу на вмененный доход за счет платежей в Пенсионный фонд РФ (страховой и накопительной части), но лишь в объеме, не превышающем 50 % данного налога. Эта часть сторнируется со счета затрат, например:

Точно такие же схемы применяются при распределении затрат со счета 44.1.3 "Издержки обращения, подлежащие распределению", и счета 26 "Общехозяйственные расходы".

В конечном итоге при закрытии счета 90 "Продажи" определяется прибыль или убыток в разрезе аптек и видов их деятельности. Это и являлось одной из основных задач данного проекта.

Автоматизация

На практике в процессе разработки и внедрения системы автоматизации к методологическим проблемам добавились чисто технические нюансы. Нужно было осуществить состыковку тринадцати удаленных баз данных с центральной базой.

Данная проблема была решена частично с помощью компоненты "Управление распределенными базами данных", а частично - с помощью технологии обмена данными в XML- формате.

В конфигурации реализован учет в разрезе филиалов по всем участкам бухгалтерского учета. Вследствие того, что учет товаров на предприятии ведется в розничных ценах, был внесен ряд изменений, связанных с суммовым учетом в рознице (см. рис. 1).

Рис. 1. Поступление товаров.

Основной проблемой при реализации проекта был большой объем данных, вводимых в систему. Например, количество документов, поступающих от поставщиков, составляет порядка 30 тысяч в месяц. Это приводит к невозможности использования ряда типовых документов конфигурации из-за снижения быстродействия системы. Так, для автоматического формирования книги покупок было принято решение о разделении учета НДС по поступившим товарам и НДС по прочим ТМЦ и услугам. Кроме того, для уменьшения объема одновременно обрабатываемых данных и повышения оперативности работы регламентный документ "Формирование записей книги покупок" вводится в систему ежедневно, обрабатывая данные только за определенную дату и по определенному участку учета. Следует отметить, что книга покупок за месяц в стандартном формате занимает около 500 страниц.

Аналогичным образом был проработан блок взаиморасчетов с поставщиками и покупателями. По сути, на справочнике "Договоры" была организована "подокументная оплата".

Автоматизация двустороннего обмена с системами "Клиент-Банк" позволила практически полностью автоматизировать процесс ввода информации по состоянию банковских счетов, а документ "Выписка" с табличной частью в 300-700 строк вводить за 10-15 минут (см. рис. 2). Это существенно облегчило работу сотрудников, уменьшило вероятность ошибки.

Рис. 2. Документ "Выписка".

Все основные расчеты и обработки (загрузка данных из филиалов, заполнение книги покупок и книги продаж, расчет и корректировка налогов, распределение затрат, закрытие счетов) в основном выполняются запуском задач в фоновом режиме в нерабочее время. Подобное решение проблемы позволяет использовать на 100 % не только время сотрудников, но и "машинное" время.

Как результат проведенной работы может быть составлена сводная отчетная форма по составу прибыльности предприятия в разрезе подразделений - аптек (см. рис. 3).

Рис. 3. Отчет о прибыли.

Таким образом, в процессе автоматизации удалось выполнить все поставленные задачи. Сотрудникам бухгалтерии стало гораздо проще оперировать информацией - теперь они могут быстро и достоверно формировать требуемые отчеты как для внутренних, так и для внешних пользователей. Полнота и оперативность ввода информации позволяет с достаточной точностью говорить о наличии и размере дебиторской и кредиторской задолженности, о состоянии взаиморасчетов с контрагентами, а на основе анализа состава активов и пассивов предприятия - о его финансовом состоянии, что является информацией первостепенной важности для любого руководителя.

Успешное взаимодействие сотрудников бухгалтерии предприятия и сотрудников компании-внедренца на данном этапе дало повод для продолжения сотрудничества. В настоящий момент ведутся работы по автоматизации налогового учета, кадрового учета и расчета зарплаты, планируются работы по автоматизации финансового планирования на предприятии.

1. Реализация потребности аптек в управлении большими объемами данных.

2. Оказание высококачественных услуг по низкой цене.

Преимущества компьютеризации аптечного дела:

1) Точное, полное и своевременное ведение учета всех аспектов лекарственной терапии, являющееся непременным атрибутом высококачественного лечения пациента. Использование компьютерной системы для ведения истории лекарственных назначений обладает теми же преимуществами. что и ведение компьютеризованной истории болезни перед бумажной.

2) Принятие управленческих решений по сбору и анализу информации о приобретении, хранении и отпуске лекарственных средств, а также мерах по повышению производительности труда обслуживающего персонала аптеки.

3) Компьютеризация фармацевтических справочно-информационных служб.

Функции аптечной информационной системы:

· Оперативный ввод рецептов . В наиболее развитых аптечных системах медицинский персонал вводит сведения о лекарственных назначениях врачей непосредственно в систему с помощью терминалов, расположенных в клинических отделениях. Эти сведения тотчас же передаются в аптеку для обработки и отпуска. Таким образом, весь процесс написания, передачи и чтения бумажных рецептов полностью исключается. В менее развитых системах бумажные рецепты заполняются и передаются в аптеку, и персонал аптеки вводит их данные в свою автономную систему.

· Утверждение фармацевтом . После того, как рецепт введен в систему, он предоставляется фармацевту для профессионального суждения. Фармацевты могут обращаться к истории лекарственных назначений пациента для выявления потенциальных проблем (например, дублирования назначений или лекарственных взаимодействий), но компьютер может выявлять такие проблемы автоматически, просматривая информацию, содержащуюся в базе данных. В последнем случае система может выдавать на терминал фармацевта предупреждающие сообщения. После этого фармацевт на основании своего профессионального опыта определяет наилучший образ действий.

· Пополнение истории лекарственных назначений . После того, как рецепт утвержден фармацевтом, система автоматически пополняет историю лекарственных назначений пациента, внося туда новое назначение. Благодаря этому база данных всегда содержит последнюю информацию о лекарственной терапии пациента, если только она известна аптеке.

· Печатание этикеток. Информация из истории лекарственных назначений может использоваться для печатания этикеток, с указанием идентификации пациента и его местонахождения, а также инструкций по приему лекарства. Автоматическая печать этикеток является практически необходимой при технологии отпуска в разовых дозах из-за большого числа актов отпуска.

· Подборки на отпуск. Большинство аптечных компьютерных систем автоматически генерирует подборки на отпуск, которые позволяют аптечным работникам рассортировать отпускаемые лекарства по постам медсестер. Такие компьютерные подборки на отпуск особенно полезны в больницах, использующих технологию отпуска в разовых дозах, поскольку такую подборку легко выдать заново в случае изменений, сделанных в самую последнюю минуту.

· Подборки на прием . Базы данных, в которых хранится история лекарственных назначений, позволяет периодически выдавать на посты медсестер специально подобранную информацию об этих назначениях. Эти подборки предусматривают детальную информацию о том, какое лекарство и в какое время должен принять пациент; тем самым значительно улучшается управление процессом применения лекарств.

· Управление запасами и автоматический заказ лекарств . Сведения о текущем запасе лекарств могут постоянно обновляться, отражая количества лекарств, отпущенных из аптеки. Наличие информации о фактическом наличии позволяет выполнять автоматический заказ лекарств и позволяет управляющим аптекой анализировать расход лекарств по номенклатуре лекарств и по поставщикам.

· Сводки об использовании лекарств . Базы данных с историей лекарственных назначений могут быть использованы для выявления и отслеживания проблем, связанных с недостаточно оптимальной лекарственной терапией. К таким проблемам относятся рецепты с завышенной или заниженной дозой, завышенной или заниженной длительностью курса лекарственной терапии, применение дорогих лекарств в то время, когда в наличии имеются более дешевые, а также недостаточный контроль состояния пациента в течение курса приема лекарств. При выявлении проблем фармацевты могут разрабатывать и воплощать в жизнь программы обучения, рассчитанные на врачей, медсестер или на других фармацевтов.

· Сводки об использовании учетных лекарств. Информация из баз данных по истории лекарственных назначений и складскому учету может использоваться для выдачи сводок по номенклатуре и по пациентам для лекарств, назначение которых контролируется государственными органами, например снотворных и наркотических средств. Эти сводки обеспечивают ведение точного контроля и учета, требуемое действующими юридическими актами.

Почти все современные АИС в лечебных учреждениях выполняют по меньшей мере приведенный выше набор базовых функций. Кроме того, во многих системах предусмотрены средства, обеспечивающие административно-финансовые и управленческие функции. Например, они могут формировать счета для пациентов или других плательщиков за лекарства и проводить расчет заработной платы для работников аптеки. АИС могут также собирать статистику по изготовлению лекарств, объему продаж, поступлению рецептов и использованию лекарств, то есть ту информацию, что требуется руководителям для эффективного управления работой аптеки. В состав некоторых систем входят также программы, обеспечивающие выполнение клинических функций, например вычисление дозировки лекарства и контроль индивидуальной терапии.

Во многих отношениях функции амбулаторных аптечных систем, связанные с отпуском лекарств, оценкой лекарственной терапии и управлением аптекой близки к функциям больничных систем. Они различаются в силу особенностей, присущих амбулаторному лечению, например необходимости обслуживать гораздо большее число пациентов, выполняя при этом меньшее число трансакций в расчете на пациента и обладая гораздо меньшей информацией о состоянии пациента. Кроме того, системы, обеспечивающие амбулаторное обслуживание, должны выполнять большее число фискальных функций, включая формирование счетов на оплату лекарств для страховых компаний и других плательщиков медицинских услуг, а также учет оплаченных счетов.

Информационное обеспечение работы аптечных предприятий является одним из важнейших инструментов не только повышения их конкурентноспособноти, но и необходимым условием самого их существования.

Информационное обеспечение аптечных предприятий включает в себя несколько основных аспектов:

Маркетинговые исследования;

Обеспечение нормативной базой;

Учет движения товара;

Анализ и планирование;

Взаимодействие с внешними отраслевыми информационными системами;

Новые информационные технологии, получившие развитие и широкое применение за последние годы, дают новые формы в организации каждого из перечисленных направлений

Важнейшей составляющей маркетинговых исследований розничного рынка лекарственных средств и изделий медицинского назначения являются справочные службы о наличии лекарств в аптеках города. В настоящее время практически каждая аптечная сеть в городе имеет собственную справку, которая дает информацию только по ограниченному кругу аптек. Это повышает привлекательность для самих сетевых аптек, но снижает ценность для населения и специалистов.

В аптеке установлена система «1С:Аптека»

"1С:Аптека" расширяет функциональные возможности типового решения"1С:Розница" для работы со специфическим ассортиментом (лекарственные средства, товары медицинского назначения) и бизнес-процессами (посерийный учет лекарственных средств, контроль фальсификатов и сроков годности, контроль правил ценообразования и т.д.) аптек, как в варианте одиночной аптеки, так и сети аптек.

Основные функциональные возможности отраслевого решения:

· Оформление прихода лекарственных средств от контрагента на склады аптек, в том числе в двухфазовом (ордерном) режиме;

· Оформление перемещения лекарственных средств между аптеками, внутренними складами аптек, аптеками и складами предприятия, в том числе в двухфазовом (ордерном) режиме;

· Оформление возвратов товаров от покупателей (реализованы механизмы автоматического создания необходимых документов при возврате "Не День в День" в режиме РМК);

· Оформление документов инвентаризации лекарственных средств ("Инвентаризация товаров", "Списание товаров", "Оприходование товаров");

· Оформление приходных и расходных кассовых ордеров непосредственно в аптеках;

· Оформление документов перемещения денежных средств между аптеками, внутренними кассами аптек, аптеками и кассами предприятия;

· Оформление чеков продажи, и по окончании смены сводного отчета по контрольно-кассовой машине, с учетом возвращенных товаров в смену;

· Работа с эквайринговыми системами, учет оплат товаров по платежным картам, учет договоров эквайринга и условия возвращения / не возвращения торговой уступки эквайрером при возврате товаров;

· Возможность использования процентных скидок по дисконтным картам (накопительные скидки), скидки с разделением по аптекам, скидки контрагентам, скидки на сумму чека, скидки по времени действия, по количеству товара, по виду оплаты;

· Поддержка торгового оборудования: фискальные регистраторы, терминалы сбора данных, сканеры штрих кодов, весовое оборудование, дисплеи покупателя, платежные терминалы, ридеры магнитных карт.

Применение отраслевого решения для автоматизации аптек, аптечных киосков и сетей аптек позволит существенно сократить затраты и сроки ввода системы в эксплуатацию, по отношению к универсальным решениям, благодаря реализации в нем основных бизнес-процессов, свойственных успешным предприятиям этой отрасли.

В конфигурации "Розница 8. Аптека" ведется учет по сериям для лекарственных средств. Серийный учет лекарственных средств реализован на базе механизма характеристик.

Решение позволяет вести учет жизненно необходимых и важных лекарственных средств, обязательного аптечного ассортимента и специализированных групп, учет аналогов лекарственных средств, позволяющий найти замену отсутствующему лекарственному средству или товару. Реализован механизм загрузки/выгрузки документов из внешнего файла (форматы txt, dbf, xls, mxl).

Сервис загрузки/обновления информации о препаратах и сериях, предписанных к изъятию из аптечной и розничной сети (фальсификатах) позволяет использовать данные с официального сайта Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития. В документах осуществляется контроль фальсифицированных препаратов, а также серий с истекшим сроком годности.

Информационные базы, созданные на основе отраслевого решения "1С:Аптека", имеют возможность работы в режиме распределенных информационных баз (РИБ) с четким разделением документооборота по аптекам, где в главном узле РИБ консолидируется информация по всем аптекам сети. Предусмотрены механизмы автоматического инициирования обмена.

Предусмотрены механизмы администрирования пользователей информационной базы удаленных узлов РИБ из главного узла "1С:Аптека" администратором системы, например, в главном узле РИБ, администратор системы может создать (редактировать, назначать роли, интерфейсы, сбрасывать пароль) пользователя информационной базы удаленного узла, а также иметь доступ к актуальной информации о настройках пользователей ИБ, сделанных в режиме конфигуратора (или предприятия) непосредственно в узлах РИБ.

В "1С:Аптека" наряду с многоаптечным учетом, реализован многофирменный учет, где каждый склад (торговый зал) может быть отнесен к определенной организации.

"1С:Аптека" может использовать ордерные схемы перемещения, реализации и поступления товаров на склады предприятия или аптек. Ордерная схема представляет собой перемещение в буферный список товаров, необходимых к принятию или отгрузке со склада, фактическая же операция с товарным остатком на складе производится расходным или приходным ордером.

В системе реализована возможность контроля установки цен на лекарственные средства в соответствии с законодательством для каждой серии в отдельности. Есть возможность работы с типами цен номенклатуры, которые в случае использования управляющей системы могут выступать в роли рекомендованных цен к розничной торговле, но быть скорректированными для розничной продажи в зависимости от географического положения аптеки Также реализованы механизмы создания макетов ценников и этикеток и их печати из любых видов "товарных" документов.

Отраслевое решение "1С:Аптека" аккумулирует в себе методические решения и лучшие практики предприятий розничной торговли, представленные в программном продукте "1С:Розница 8" и накопленный опыт компании 1С-Рарус на рынке автоматизации аптек

Система: «1-С Аптека» на рабочем компьютере

Поисковые возможности