Сроки хранения документов в бухгалтерии приказ. Сроки хранения первичных документов
В частности, за грубое нарушение правил учета предусмотрена ответственность:
Если нарушение не повлекло занижения налоговой базы - штраф в размере 10 тыс. руб., если правонарушение совершено в течение одного налогового периода, 30 тыс. руб., если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (ст. 120 НК РФ );
Если в результате отсутствия первичных учетных документов произошло занижение налоговой базы - штраф составит 20 % суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 , п. 1 ст. 122 , ст. 123 НК РФ ).
Кроме того, непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ ).
Помимо налоговой ответственности хозяйствующий субъект, а также его должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности на основании:
- ст. 15.11 КоАП РФ - за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, - штраф на должностных лиц (ДЛ) в размере от 5 тыс. до 10 тыс. руб. и от 10 тыс. до 20 тыс. руб. в случае повторного нарушения;
- ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ - за несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям - штраф на ДЛ в размере от 4 тыс. до 5 тыс. руб., на юридических лиц (ЮЛ) - от 40 тыс. до 50 тыс. руб.;
- ч. 4 ст. 14.20 КоАП РФ - за нарушение установленных сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля - штраф на ДЛ в размере от 1 тыс. до 2 тыс. руб., на ЮЛ - от 10 тыс. до 20 тыс. руб.;
- ч. 1 ст. 13.5 КоАП РФ - за неисполнение АО (ООО) обязанности по хранению документов в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством, - штраф на ДЛ в размере от 2,5 тыс. до 5 тыс. руб., на ЮЛ - от 200 тыс. до 300 тыс. руб.
Новое разъяснение Минфина
В Письме от 19.07.2017 № 03‑07‑11/45829 чиновники Минфина дали разъяснения относительно сроков хранения первичных учетных документов, необходимых для ведения налогового учета, исчисления и уплаты налога на прибыль и НДС. Однако обстоятельными эти разъяснения, на наш взгляд, сложно назвать.Поскольку, процитировав требование, содержащееся в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (об обязанности обеспечивать сохранность в течение четырех лет данных бухгалтерского и налогового учета, а также подтверждающих первичных документов), авторы комментируемого письма лишь пояснили, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности налога на прибыль организаций и налога на добавленную стоимость, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Словом, упомянутый срок хранения документов нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года.
По сути, ничего нового финансисты в Письме № 03‑07‑11/45829 не сказали. Ранее в Письме от 30.03.2012 № 03‑11‑11/104 они приводили аналогичные рекомендации.
К сведениюМежду тем, решение проблемы, обозначенной в комментируемом письме, ограничивается не только указанными четырьмя годами. Для некоторых налоговых документов установлены специальные сроки хранения.По мнению Минфина, срок, определенный пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, должен соблюдаться и при использовании электронных систем документооборота между банком и клиентом (см. Письмо № 03‑11‑11/104).
Первичка по убыткам
В первую очередь это касается первичных документов, подтверждающих размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды) в течение всего перенесенного срока. Ведь при заявлении же налогоплательщиком в проверяемом периоде убытков прошлых лет он обязан документально подтвердить правомерность и обоснованность понесенных убытков (см. Постановление АС УО от 07.09.2015 № Ф 09-5869/15 по делу № А 60-54425/2014 ).В связи с тем, что полученный убыток по правилам налогового учета можно переносить на будущее в течение 10 лет (п. 2 ст. 283 НК РФ ), а первичные документы отчетного года хранятся четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ ), получается, что максимальный срок хранения «убыточных» документов составляет 14 лет.
Отметим: Минфин считает, что «убыточные» документы необходимо хранить даже в том случае, если правильность расчета суммы убытка была подтверждена выездной налоговой проверкой (см., например, Письмо от 25.05.2012 № 03‑03‑06/1/278 ). Причем, какие именно нужно хранить документы, ни Налоговый кодекс, ни официальные органы не уточняют. Полагаем, что налогоплательщикам нужно сохранять все первичные документы за календарный год, по итогам которого получен убыток (накладные, счета, ведомости, кассовые и товарные чеки, акты выполненных работ (оказанных услуг), акты приема-передачи и др.).
По данному вопросу следует обратить внимание на Постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12 по делу № А 40-9620/11‑140‑41 . В нем, в частности, изложена следующая правовая позиция. При отражении в налоговой декларации убытка без соответствующих подтверждающих первичных документов на основании регистров налогового учета и иных аналитических документов порядок, установленный п. 4 ст. 283 НК РФ , не признается соблюденным. Возможность учесть суммы убытка носит заявительный характер .
Налогоплательщик обязан доказать правомерность и обоснованность этих сумм. Он несет риск неблагоприятных налоговых последствий при отсутствии документального подтверждения убытка соответствующими документами, включая первичные учетные документы, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу на суммы ранее полученного убытка.
При отсутствии первичных учетных документов налогоплательщика, подтверждающих размер понесенного им убытка и период его возникновения, налоговые регистры, налоговые декларации и передаточные акты данного юридического лица не могут быть признаны достаточными доказательствами несения подобных затрат, влекущих формирование убытка в заявленном налогоплательщиком размере.
Отражение в налоговой декларации убытка без соответствующих подтверждающих первичных документов на основании регистров налогового учета и иных аналитических документов нарушает порядок, установленный п. 4 ст. 283 НК РФ (см. Постановление АС МО от 22.07.2016 по делу № А 41-81431/2015 ).
Первичка про первоначальной стоимости ОС
Особые правила определены и для исчисления срока хранения первичных документов, подтверждающих первоначальную стоимость основных средств.Этот срок нужно исчислять с момента завершения амортизации в налоговом учете. О данном нюансе сказано в Письме Минфина России от 12.02.2016 № 03‑03‑06/1/7604 .
Первичка по НДС
В части сроков хранения документов, необходимых для исчисления НДС, необходимо обратить внимание на Постановление Правительства РФ от 19.08.2017 № 981 , которым внесены поправки среди прочего в Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 . В частности, Правила заполнения счета-фактуры дополнены новым п. 11 , в котором приведен перечень документов, которые должны храниться в течение четырех лет, а именно:Документы, используемые в посреднических операциях и операциях, осуществляемых экспедитором, застройщиком (заказчиком, выполняющим функции застройщика);
Таможенные декларации (или их копии), платежные и иные документы, подтверждающие уплату НДС, - в отношении товаров, ввезенных в РФ;
Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов (или их копии) - в отношении товаров, импортируемых с территории государства - члена Евразийского экономического союза;
Заполненные бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС - при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей;
Документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком), или их нотариально заверенные копии;
Первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления НДС;
Первичные документы, иные документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение месяца (квартала), подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, - бухгалтерская справка-расчет для восстановления НДС.
Обратите вниманиеДокументы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов (см. Письмо Минфина России от 23.03.2016 № 03‑02‑08/16273 ). При этом Налоговый кодекс не предусматривает обязанность хранения на бумажном носителе документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (см. Письмо Минфина России от 22.08.2012 № 03‑02‑07/1-202 ).
С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.
Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.
Общие сроки сохранения документации
Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:
- временный – до 10 лет;
- долгосрочный – более 10 лет;
- постоянный.
Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.
Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.
Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.
Основные цели проводимой экспертизы ценности документов
В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.
Основная цель экспертизы:
- Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
- Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
- Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
- Оценка документации, имеющей:
- политическую;
- хозяйственную;
- научную;
- культурную и пр. ценность
Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.
В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.
I и IV разделы
Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.
Учет кадровых документов (I)
Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.
Период сохранения документации:
- 1 год:
- журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
- данные лиц, не принятых на работу;
- графики предоставленных отпусков.
- 3 года:
- учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
- записи о трудовой дисциплине;
- 5 лет:
- акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
- выписки по улучшению условий и охраны труда;
- документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
- данные о командировках;
- 75 лет:
- характеристики и личные карточки сотрудников;
- трудовые договоры работников;
- 50 лет (до востребования владельцем):
- личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
- Постоянно:
- коллективные договоры;
- личные дела руководителей.
Бухгалтерские документы(IV)
К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.
Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.
В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.
Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.
Общепринятые периоды хранения:
- первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
- кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
- расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).
Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.
Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.
Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.
| Вид документа | Срок хранения | Примечание |
| Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним: | ||
| по основной деятельности | постоянно | присланные для сведения – до минования надобности |
| по личному составу | 75 лет | ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет |
| по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | |
| Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним: | ||
| сводные годовые | постоянно | |
| годовые | постоянно | |
| квартальные | 5 лет | |
| месячные | 1 год | при отсутствии квартальных – постоянно |
| передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним |
постоянно | |
| аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам |
Постоянно | |
| переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов |
5 лет | |
| документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов |
постоянно | квартальные — 5 лет |
| сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах |
5 лет после снятия с учета | |
| отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) |
постоянно | |
| Отчеты по налогам: | ||
| годовые | постоянно | |
| квартальные | 5 лет | при отсутствии годовых – постоянно |
| месячные | 1 год | при отсутствии квартальных – 5 лет |
| документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней. Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов |
5 лет | ЭПК |
| документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам |
5 лет | ЭПК |
| документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним |
5 лет | |
| Отчеты об исполнении сметы расходов: | ||
| сводные годовые | Постоянно | |
| годовые | Постоянно | |
| квартальные | 5 лет | при отсутствии годовых – постоянно |
| Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности | ||
| синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета |
5 лет | |
| документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. |
5 лет | в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения |
| бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.) |
5 лет | |
| первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.). Документы о приеме выполненных работ (акты, справки) |
5 лет | при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения |
| документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями |
5 лет | |
| переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) |
||
| переписка о выдаче и возврате ссуд |
5 лет | |
| документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях |
5 лет | |
| гарантийные письма | 5 лет | |
| документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации |
постоянно | |
| документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей |
постоянно | |
| договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные), договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами) |
5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК | |
| договоры о материальной ответственности | 5 лет после увольнения материально-ответственного лица | |
| документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей |
5 лет | при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения |
| документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности |
5 лет | ЭПК |
| По учету кадров, оплаты труда и т.п. | ||
| лицевые счета работников | 75 лет | ЭПК |
| положения о премировании работников | 5 лет | ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми |
| документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) |
5 лет | Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет |
| переписка о выплате заработной платы; сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов; сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий; документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности |
5 лет | |
| документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков |
до минования надобности, но не менее 5 лет | |
| Книги, журналы, карточки учета: | ||
| ценных бумаг | постоянно | |
| основных средств (зданий, сооружений) | 5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии) | |
| приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) |
||
| хозяйственного имущества; вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) |
5 лет при условии завершения проверки (ревизии) | |
| депонированной заработной платы |
5 лет при условии завершения проверки (ревизии) | |
| реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость |
||
| депонентов по депозитным суммам; доверенностей |
5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии) | |
Росархив подготовил поправки в перечень типовых управленческих архивных документов. Важные изменения касаются сроков хранения различных документов компаний.
Изменения затронут сроки хранения кадровой документации. А именно:
- графики отпусков нужно будет хранить 3 года (сейчас 1 год);
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо 5 лет;
- заявки о потребности в привлечении иностранных работников – 1 год.
Помимо этого отдельные сроки хранения будут установлены для:
- заявлений работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий (срок хранения 1 год);
- уведомлений, предупреждений работников(ам) работодателем (3 года).
Также планируется откорректировать сроки хранения и иных документов:
- налоговые декларации (расчеты) будут храниться 6 лет, а не 5 лет как сейчас;
- реестр сведений о доходах физлиц - 5 лет вместо 75 лет;
- счета-фактуры - 5 лет вместо 4 лет.
Сколько лет хранить бухгалтерскую документацию
Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.
Возникает вопрос, сколько лет хранить бухгалтерские документы .
По одним документам - 5 лет .
А с другой стороны так называемая "глубина" налоговой проверки - 3 года .
Вместе с тем, в части 1 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет . Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.
Чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.
Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359.
к меню
Сроки хранения КАДРОВОЙ документации
Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.
Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.
Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.
Началом срока хранения документов
считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558). Например, если документ составлен в 2017 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения.
- Регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.
- Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считается с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 № 03-03-06/1/270).
Итак, течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов.
Например, для документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС, отсчет срока хранения начнется после того, как стоимость основного средства перестанет учитываться в «прибыльных» расходах через механизм амортизации. Т.е. когда ОС будет полностью самортизировано, ликвидировано или продано (Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).
к меню
В случае утери документов, налогоплательщик обязан их восстановить за четыре предшествующих года
Если компания утратила первичку в результате затопления, то документы она обязана восстановить. В том числе и за истекшие четыре года, а не только за 2011 год. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от 11.08.11 № 03-02-07/1-288 .
В котором ссылаются на положения пункта 5 . В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании документы, которые ранее уже были представлены в инспекцию (в ходе камеральной или выездной проверки). Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников, но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.
Еще одно основание для восстановления документов - срок хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.
Как восстановить утерянный документ
Формально порядок действий такой:
- Издайте приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи налоговой декларации.
- Проведите расследование пропажи документа. Получите от сотрудников, ответственных за его сохранность, письменные объяснения - докладные записки.
- По результатам расследования составьте акт. В нем укажите причины пропажи документа, мероприятия, которые нужно провести для восстановления.
- На основании первичных документов и налоговых регистров восстановите документ.
- Подпишите его у сотрудника, который сегодня уполномочен это делать. Даже если в то время, когда первоначально составляли документ, его должен был подписывать другой сотрудник.
- Сделайте на декларации надпись "Дубликат". На практике коллеги редко соблюдают такой порядок. По данным учета они заполняют декларацию заново, если она не сохранилась в учетной программе.
Сколько лет надо хранить первичку, которая подтверждает убыток в декларации по налогу на прибыль
В Налоговом кодексе сказано: документы, которые подтверждают убыток, надо хранить в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Это 10 лет максимум. Плюс еще четыре года после того, как убыток будет погашен.
Но что относится к документам по убыткам? Только декларации прошлых лет или вся первичка?
Минфин России настаивает: хранить надо все первичные документы (письмо от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276).
к меню
СРОКИ ХРАНЕНИЯ РАЗНЫХ ДОКУМЕНТОВ (таблица)
Срок, в течение которого нужно хранить документы организации и ИП, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, компании грозят штрафы и доначисления.
к меню
Организация и правила хранения бухгалтерских и иных документов
Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.
Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.
Остальные документы можно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Примечание : Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.
Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме
По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).
А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.
Примечание : Письма Минфина России от 22 августа 2012 № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 № 03-02-07/1-314.
По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.
Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.
Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
к меню
Уничтожение документов
Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы. Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).
Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме (.xls 35Кб) из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».
Организация может уничтожить документы следующими способами
- передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
- самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.
Выбранный способ уничтожения нужно указать в акте.
к меню
Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов
Если нет бухгалтерских документов, например, потеряли, – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Организации грозит штраф 10 000 руб. по Налогового кодекса РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.
Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
К должностному лицу могут применить такие меры наказания:
- штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
- от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.
Такие санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность.
к меню
